AI-ассистент в праздничные дни: выходные компании, часы ответа и что писать клиентам

Перед праздниками почти у каждого бизнеса одна и та же история: команда отдыхает, а клиенты пишут. Кто-то спрашивает о цене, кто-то хочет записаться на первый рабочий день, кто-то просто проверяет, работаете ли вы. Если ассистент не знает о выходных, он может предложить время, когда никого не будет. Если знает, отвечает спокойно, не обещает лишнего и ждет, пока вы вернетесь. Ниже рассказываем, что для этого настроить.

Что происходит с заявками, когда вы закрыты

Без настроек ассистент работает по обычной неделе: предлагает свободные слоты из расписания и отвечает по вашим правилам. На праздники это создает две проблемы. Первая: клиент может получить запись на день, когда офис закрыт. Вторая: сообщения ночью или в выходные могут остаться без объяснения, почему ответ не приходит.

Обе проблемы закрываются тремя настройками в панели. Выходные дни компании и график специалистов действуют после сохранения, а часы ответа на странице «Ассистент» сначала попадают в черновик и начинают действовать после публикации.

Три настройки для праздничного режима

• Выходные дни компании

  Страница «Записи → Настройки», раздел «Выходные дни компании». Добавляете день или период: праздник, закрытый офис, отпуск всей компании. В эти дни ассистент никому не предлагает время для записи.

• Часы ответа ассистента

  Страница «Ассистент → Часы». Здесь задаются дни и промежутки, когда ассистент отвечает, а также что он делает вне них. Время считается по поясу компании.

• График специалистов

  Страница «Записи → График». Для каждого человека отдельно: выходные, отпуска и особые дни имеют приоритет над обычной неделей. Когда человека выключают, ассистент перестает предлагать время с ним.

Разница между первым и третьим простая. Выходные компании действуют на всех сразу, а график специалиста для одного мастера или врача, который уходит в отпуск раньше остальных.

Что делать ассистенту вне часов работы

На вкладке «Часы» есть три режима для сообщений, которые приходят, когда вы не работаете. Выбор зависит от того, как вы хотите общаться с клиентом в праздники.

В тексте третьего режима можно указать, когда ассистент вернется: подставляется время начала работы. Для праздников это удобно: клиент видит не общее «позже», а конкретную дату.

Пример диалога в праздничный период

Пример (упрощенный): клиент пишет, когда компания закрыта, а режим «Одно сообщение и ждать» включен.

Здесь ассистент не предлагает дни, которые вы отметили выходными, а первым свободным временем называет первый рабочий. Конкретный текст и даты задаете вы, а ассистент подставляет их в ответы.

Чек-лист за две недели до закрытия

1. Отметьте выходные дни компании. Добавьте весь период закрытия в «Записи → Настройки».
2. Просмотрите уже сделанные записи. Они сами не отменяются: рядом с днем есть ссылка «перенести». Просто напишите клиентам о новом времени.
3. Обновите график специалистов. Отпуска и особые дни внесите в «Записи → График».
4. Выберите режим вне часов. Для праздников обычно удобнее третий: одно сообщение и ответ утром.
5. Обновите «О компании». Часы работы и правила на праздничный период должны совпадать с тем, что вы настроили.
6. Проверьте на вкладке «Проверка». Напишите как клиент в праздничный день: предлагает ли ассистент закрытые дни, правильный ли текст ответа. Тестовые диалоги никому ничего не отправляют.
7. Опубликуйте изменения. Правила и тон попадают в черновик, а действуют после кнопки «Опубликовать». В «Версиях» можно вернуть прежнее состояние.
8. Повторите после праздников. Уберите праздничные тексты и проверьте, что обычная неделя восстановилась.

Как вносить изменения в базу знаний и что проверять после каждого обновления, описано в статье как обновлять базу знаний AI-ассистента, а полный набор вопросов для теста есть в статье о проверке ассистента перед запуском.

Что можно подключить

• Напоминания о визите

  После праздников ассистент напоминает клиенту о записи за сутки и за два часа, а перенести или отменить ее можно в том же чате. Подробнее в статье о напоминаниях и подтверждениях визитов.

• Опрос после визита

  Через день клиент получает короткий вопрос о впечатлениях.

• Возврат клиентов

  Если человек отменил визит и не записался снова, ассистент напоминает о записи.

Все это настраивается под ваш бизнес. Увидеть, как ассистент отвечает клиенту, можно в демо без регистрации, а разобрать ваш процесс вместе мы готовы на бесплатном аудите.

Часто задаваемые вопросы