AI-асистент у святкові дні: вихідні компанії, години відповіді й що писати клієнтам

Перед святами майже в кожного бізнесу та сама історія: команда відпочиває, а клієнти пишуть. Хтось питає про ціну, хтось хоче записатися на перший робочий день, хтось просто перевіряє, чи ви працюєте. Якщо асистент не знає про вихідні, він може запропонувати час, коли нікого не буде. Якщо знає, відповідає спокійно, не обіцяє зайвого й чекає, поки ви повернетеся. Нижче розповідаємо, що для цього налаштувати.

Що відбувається із заявками, коли ви закриті

Без налаштувань асистент працює за звичайним тижнем: пропонує вільні слоти з розкладу й відповідає за вашими правилами. На свята це створює дві проблеми. Перша: клієнт може отримати запис на день, коли офіс закритий. Друга: повідомлення вночі чи у вихідні можуть лишитися без пояснення, чому відповідь не приходить.

Обидві проблеми закриваються трьома налаштуваннями в панелі. Вихідні дні компанії й графік спеціалістів діють після збереження, а години відповіді на сторінці «Асистент» спершу потрапляють у чернетку й починають діяти після публікації.

Три налаштування для святкового режиму

• Вихідні дні компанії

  Сторінка «Записи → Налаштування», розділ «Вихідні дні компанії». Додаєте день або період: свято, закритий офіс, відпустка всієї компанії. У ці дні асистент нікому не пропонує час для запису.

• Години відповіді асистента

  Сторінка «Асистент → Години». Тут задаються дні й проміжки, коли асистент відповідає, а також що він робить поза ними. Час рахується за поясом компанії.

• Графік спеціалістів

  Сторінка «Записи → Графік». Для кожної людини окремо: вихідні, відпустки й особливі дні мають перевагу над звичайним тижнем. Коли людину вимикають, асистент перестає пропонувати час із нею.

Різниця між першим і третім проста. Вихідні компанії діють на всіх одразу, а графік спеціаліста для одного майстра або лікаря, який іде у відпустку раніше за решту.

Що робити асистенту поза годинами роботи

На вкладці «Години» є три режими для повідомлень, які приходять, коли ви не працюєте. Вибір залежить від того, як ви хочете спілкуватися з клієнтом у свята.

У тексті третього режиму можна вказати, коли асистент повернеться: підставляється час початку роботи. Для свят це зручно: клієнт бачить не загальне «пізніше», а конкретну дату.

Приклад діалогу в святковий період

Приклад (спрощений): клієнт пише, коли компанія закрита, а режим «Одне повідомлення й чекати» увімкнено.

Тут асистент не пропонує дні, які ви позначили вихідними, а першим вільним часом називає перший робочий. Конкретний текст і дати задаєте ви, а асистент підставляє їх у відповіді.

Чек-лист за два тижні до закриття

1. Позначте вихідні дні компанії. Додайте весь період закриття в «Записи → Налаштування».
2. Перегляньте вже зроблені записи. Вони самі не скасовуються: біля дня є посилання «перенести». Просто напишіть клієнтам про новий час.
3. Оновіть графік спеціалістів. Відпустки й особливі дні внесіть у «Записи → Графік».
4. Оберіть режим поза годинами. Для свят зазвичай найзручніший третій: одне повідомлення й відповідь вранці.
5. Оновіть «Про компанію». Години роботи й правила на святковий період мають збігатися з тим, що ви налаштували.
6. Перевірте на вкладці «Перевірка». Напишіть як клієнт у святковий день: чи пропонує асистент закриті дні, чи правильний текст відповіді. Тестові діалоги нічого нікому не надсилають.
7. Опублікуйте зміни. Правила й тон потрапляють у чернетку, а діють після кнопки «Опублікувати». У «Версіях» можна повернути попередній стан.
8. Повторіть після свят. Заберіть святкові тексти й перевірте, що звичайний тиждень відновився.

Як вносити зміни в базу знань і що перевіряти після кожного оновлення, описано в статті як оновлювати базу знань AI-асистента, а повний набір запитань для тесту є в статті про перевірку асистента перед запуском.

Що можна підключити

• Нагадування про візит

  Після свят асистент нагадує клієнтові про запис за добу й за дві години, а перенести чи скасувати його можна в тому ж чаті. Докладніше в статті про нагадування й підтвердження візитів.

• Опитування після візиту

  Через день клієнт отримує коротке запитання про враження.

• Повернення клієнтів

  Якщо людина скасувала візит і не записалася знову, асистент нагадує про запис.

Усе це налаштовується під ваш бізнес. Побачити, як асистент відповідає клієнту, можна в демо без реєстрації, а розібрати ваш процес разом ми готові на безкоштовному аудиті.

Часті запитання