CRM чи Google-таблиця: коли час переходити й як не втратити дані

Google-таблиця для заявок це нормальний старт. Вона безкоштовна, зрозуміла всім і дає змогу рахувати в ній що завгодно. Проблеми починаються тоді, коли таблиця роздувається: з'являються десятки колонок, кілька вкладок і правила, які знає лише одна людина. Нижче ознаки, що час переходити на CRM, і порядок дій, який допоможе не втратити дані.

Про те, коли таблиці ще достатньо, ми писали в статті про заявки в Google-таблицю, календар і CSV. Тут про інше: як зрозуміти, що межу перейдено, і як перейти без втрат.

Вісім ознак, що таблиця вже тісна

• Два рядки на одну людину

  Той самий клієнт у таблиці двічі, бо писав з двох каналів, і ніхто не знає, який запис актуальний.

• Правки одночасно

  Двоє менеджерів переписують один рядок, а історії змін ніхто не дивиться.

• Домовленості губляться

  «Обіцяли передзвонити в п'ятницю» лишається в чаті, а не в таблиці.

• Нагадування ведуться вручну

  Календар у телефоні, стікери, нотатки: система сама не підказує, кому писати.

• Кілька воронок

  Для різних послуг різні етапи, і в одній таблиці вони перемішуються.

• Таблиця перестала читатися

  Фільтри, умовні формати й кольори тримає лише той, хто їх створив.

• Потрібно розмежувати доступ

  Хтось має бачити лише свої заявки, а таблиця показує всім усе.

• Немає історії

  Щоб знайти, що пропонували клієнтові місяць тому, доводиться шукати по чатах.

Якщо збігаються три-чотири пункти, це серйозний сигнал. Один-два означають, що спершу можна навести лад у самій таблиці.

Як перейти без втрат

1. Наведіть лад у таблиці. Один формат телефону, один рядок на людину, статуси з короткого списку, а не вільним текстом. Це половина успіху: імпортувати можна лише те, що має чітку структуру.
2. Збережіть копію. Вивантажте таблицю у CSV і збережіть окремо. Якщо щось піде не так, у вас є точка повернення.
3. Зіставте колонки з полями системи. Яка колонка стане ім'ям, яка телефоном, яка статусом. Те, для чого поля немає, запишіть окремо й вирішіть, чи воно потрібне.
4. Спробуйте на двадцяти рядках. Імпортуйте невеликий шматок і перевірте картки: нічого не склеїлось, нічого не загубилось, дублів немає.
5. Попрацюйте паралельно тиждень. Нові заявки вносьте і в таблицю, і в систему. Так видно, чи команді зручно, і є час виправити налаштування.
6. Перемкніться й закрийте таблицю. Після переходу лишіть її лише для читання. Інакше хтось продовжить вносити заявки в старе місце.

Що буде з асистентом

Якщо у вас працює AI-асистент, перехід його не ламає. Заявки з Google-таблиці він читає сам і пише клієнтам першим, а клієнтів і нові заявки з CRM може імпортувати з KeyCRM або через універсальний вхід (файл CSV і вебхук). Інші системи, зокрема amoCRM і Bitrix24, підключаємо під ваше завдання. Рекомендований режим під час переходу «лише нові з цього моменту»: асистент пише лише новим заявкам і не зачіпає стару базу. Подробиці в статті про CRM та інтеграції.

Що читати далі

• Що таке CRM і навіщо вона малому бізнесу: якщо потрібне базове пояснення.
• Які бувають CRM: види систем за призначенням.
• Як обрати CRM: 10 запитань: чеклист перед вибором.

Часті запитання