Заявки з AI-асистента в Google-таблицю, календар і CSV: прості інтеграції без CRM

Багато компаній починають не з CRM, а з Google-таблиці, календаря і файлу Excel. Це нормальна відправна точка: усе зрозуміло, видно всій команді, не потрібно вчити нову систему. Добра новина в тому, що AI-асистент працює з такою схемою без перебудови процесів. Нижче розбираємо, що саме є з коробки, що можна підключити під завдання і коли справді варто думати про CRM.

Якщо вам потрібна саме CRM, є окрема стаття про інтеграції з CRM. Тут кут інший: як жити без неї довше і не втрачати заявки.

Що є з коробки

• Таблиця заявок

  Ви підключаєте Google-таблицю, куди потрапляють заявки: з сайту, реклами, лід-форм чи ручного заповнення. Система читає нові рядки кожні кілька хвилин, і асистент пише кожній людині першим.

• Статуси назад у таблицю

  У таблиці з'являються колонки «Статус» і «Деталі»: у черзі, надіслано, відповів. Менеджер бачить стан заявки, не заходячи в панель.

• Журнал заявок

  Кожен рядок видно в панелі: у черзі, надіслано, відповіли, або причина словами, якщо щось не вийшло.

• Календар записів

  Зустрічі й дзвінки, які призначив асистент чи співробітник, видно у списку, на день, тиждень або місяць. Є друк списку на день.

• CSV в обидва боки

  Людей можна завантажити з файлу, а список із фільтрами і таблиці зі звітів вивантажити для Excel.

• Картки в Telegram

  Команда отримує повідомлення про нову анкету, запис чи розмову, яка потребує людини.

Як заявка проходить шлях без CRM

1. Заявка потрапляє в таблицю. Рядок додає форма, менеджер або реклама.
2. Асистент читає рядок. Він бере ім'я, телефон чи Telegram, послугу і пише людині перше повідомлення.
3. Розмова йде в чаті. Асистент уточнює потрібне, за вашою анкетою збирає відповіді й за потреби пропонує час.
4. Статус повертається в таблицю. Колонка оновлюється сама, тож таблиця лишається єдиним місцем, куди дивиться команда.
5. Запис з'являється в календарі. Менеджер бачить, хто і на коли домовлений, а за потреби друкує список на день.

Таблиця, календар і CSV: хто за що відповідає

Коли таблиці достатньо

Спрощена схема добре працює, якщо:

• заявки приходять з одного-двох джерел;
• з ними працюють кілька людей, і всі вміють користуватися таблицею;
• воронка проста: звернулися, домовилися, прийшли;
• потрібно швидко побачити, що відбувається, а складна аналітика ще не потрібна.

У такій конфігурації додаткова система лише додає кроків. Звіти асистента вже рахують джерела й етапи, їх можна вивантажити в CSV (про це в статті про звіти й аналітику). Якщо ви ще не розбирали свої дані, почніть із підготовки даних для асистента.

Коли час для CRM

Сигнали, що таблиця стає тісною:

• кілька воронок і різні правила для кожної;
• менеджерам потрібні завдання, нагадування і прив'язка угод до людей;
• потрібна історія дзвінків, листів і документів в одному місці;
• заявок стільки, що рядки в таблиці перестають читатися;
• вже є CRM, у якій команда працює щодня.

У цьому випадку асистент не замінює вашу систему, а стає її першою лінією. Є можливість підключити CRM, налаштовуємо під ваше завдання. База клієнтів і нові заявки з універсального входу (файл CSV або вебхук) вже підтримуються, а для інших систем підключення робимо під вас. Для відділу продажів схему описано в статті про AI-асистента для відділу продажів.

Що можна підключити під ваше завдання

• Зовнішній календар

  Google чи Outlook, щоб асистент бачив зайнятість співробітників.

• Запис заявок у CRM

  Статуси й звернення в вашій воронці.

• Вебхук у зовнішню систему

  Заявка одразу летить туди, де ви працюєте.

• Рахунок чи оплата

  Документ або посилання на оплату в розмові.

• Додаткові канали

  Окрім Instagram Direct і Telegram, є WhatsApp і Discord.

Ви обираєте, що потрібно саме вам, і ми налаштовуємо під ваше завдання. Перший прототип за кілька днів, впровадження до 7 днів, вартість індивідуальна.

Часті запитання