Як зробити, щоб CRM прижилась у команді: 7 кроків після запуску

Купити або налаштувати CRM це половина справи. Друга половина: щоб команда щодня відкривала її першою, а не повертаючись до чатів і таблиць. Нижче сім кроків, які допомагають звичці закріпитися, і невеликий розрахунок на перший місяць.

Якщо ви ще вибираєте систему, почніть зі статті про 10 запитань перед вибором CRM. Тут про те, що робити, коли CRM уже є.

Сім кроків, які допомагають CRM прижитися

1. Одне місце для всіх заявок. Домовтеся: заявка, якої немає в CRM, не існує. Не тому, що це правило ради правила, а тому що саме так видно, хто кому має відповісти сьогодні. Усе, що прийшло в Instagram, Telegram чи телефоном, заносимо в картку.
2. Прості етапи. Чотири-п'ять етапів, зрозумілих без пояснень: наприклад, «нова», «в роботі», «домовились», «відмова». Дрібні етапи на старті лише створюють питання «а куди це віднести?».
3. Наступний крок і дата в кожній картці. Це найкорисніше поле. Картка без наступного кроку це клієнт, про якого можуть забути. Вранці менеджер відкриває список і одразу бачить, кому писати сьогодні.
4. Мінімум полів на старті. Ім'я, телефон, звідки прийшов, що просить. Решту додаєте, коли команда звикне. Довга форма на вході найчастіше й відлякує.
5. Тиждень паралельної роботи. Перші дні нові заявки вносьте і в CRM, і в стару таблицю. Так видно, де команді незручно, і є час виправити налаштування. Далі стару таблицю лишаємо лише для читання.
6. Один відповідальний за порядок. Не начальник над усіма, а людина, яка раз на день дивиться, чи немає карток без наступного кроку й чи не застрягли заявки на одному етапі. Без такої людини порядок тримається кілька тижнів.
7. Щотижневий огляд за десять хвилин. Раз на тиждень разом дивимося воронку: скільки нових, скільки в роботі, де застрягли, що прострочено. Це швидка розмова, а не нарада, і саме вона показує, чи система приносить користь.

Що допомагає на практиці

• Простота входу

  Якщо щоб додати клієнта, треба заповнити десять полів, це робитимуть через раз. Краще дві хвилини навчання, ніж година.

• Швидкий доступ з телефону

  Менеджер часто у роз'їздах. Якщо CRM зручна лише з комп'ютера, заявки знову осядуть у месенджері.

• Нагадування замість пам'яті

  Система, яка сама підказує, кому написати, замінює стікери й нотатки в телефоні.

• Один приклад від керівника

  Коли керівник сам дивиться у CRM, а не питає «а що в таблиці», команда переймає звичку швидше.

Як це виглядає в нашому підході

Ми будуємо CRM під ваш процес: етапи ваші, а не з коробки, у кожному клієнті є наступний крок і дата, а зранку відкриваєш список і бачиш, кому писати сьогодні, що вже прострочено. Керувати можна й голосом: наказав, і задача вже в списку. Додатково AI-асистент може першим відповідати клієнтам у месенджерах, тож менеджеру лишається говорити з тими, хто готовий. Як асистент з'єднується з CRM, розповідаємо в статті про CRM та інтеграції.

Що читати далі

• Що таке CRM і навіщо вона малому бізнесу: базове пояснення.
• CRM чи Google-таблиця: коли переходити й як не втратити дані.
• Як проходить запуск AI-асистента по етапах: приклад поетапного запуску.

Часті запитання