Як проходить запуск AI-асистента: етапи від аудиту до роботи

Власники бізнесу зазвичай питають одразу про термін: скільки часу займає запуск чат-бота або AI-асистента і що в цей час відбувається. Коротка відповідь така: перший робочий прототип ми збираємо за кілька днів, а повне впровадження займає до 7 днів. Нижче розписано, з яких етапів складається запуск і що потрібно від вас на кожному з них. Терміни залежать від кількості систем, до яких треба підключитися, тому конкретний план ми узгоджуємо після аудиту.

П'ять етапів запуску

• 1. Аудит процесів

  Безкоштовна розмова на 30 до 40 хвилин про те, як звернення обробляються зараз.

• 2. Задача й план

  Фіксуємо, що автоматизуємо, у якому порядку і як зрозуміємо, що вийшло.

• 3. Прототип

  Робоча версія на одному процесі за кілька днів.

• 4. Впровадження

  Підключення до каналів і робочих систем, зазвичай до 7 днів.

• 5. Підтримка

  Стежимо за роботою, доопрацьовуємо, додаємо сценарії.

Етап 1. Аудит процесів

На розмові ми розбираємо, що відбувається зараз: звідки приходять клієнти, хто на що відповідає, де губляться заявки, які питання повторюються найчастіше. Вам не потрібно готувати презентацій чи документів, достатньо розповісти, як це працює день у день. Результат аудиту: зрозуміло, що має робити асистент, а що варто залишити людям.

Що потрібно від вас: півгодини уваги та людина, яка знає процес зсередини. Це може бути власник або старший адміністратор.

Етап 2. Задача й план

Далі ми фіксуємо задачу простими словами: наприклад, «відповідати на типові питання в Instagram Direct, записувати на візит, передавати складне співробітнику». Окремо домовляємося, за якими ознаками ви побачите, що все працює: які діалоги завершились записом, скільки з них довелося передати людині, як швидко асистент відповідає. Ці показники видно в панелі (про це в статті про звіти й аналітику).

Тут же визначаємо, які ситуації асистент одразу віддає людині. Правила можна змінювати й після запуску.

Що потрібно від вас: підтвердити задачу й план. Якщо хочете, можете одразу підготувати текст технічного завдання: шаблон є в статті шаблон ТЗ для AI-асистента.

Етап 3. Прототип за кілька днів

На цьому етапі ми збираємо робочу версію на одному процесі. Наприклад, відповіді на питання про послуги й запис. Ви пишете асистенту так, як написав би клієнт, і бачите його відповіді на своїх даних. Це зручний момент, щоб поправити тон, формулювання і правила.

Для демонстрації можна попередньо подивитись демо: обираєте нішу й листуєтесь з асистентом у Telegram.

Що потрібно від вас: прайс, список послуг, розклад спеціалістів, відповіді на поширені питання, правила, ім'я та тон асистента. Повний перелік, що саме і в якому вигляді готувати, розписано в статті як підготувати дані. Ідеальна база не потрібна: достатньо прайсу, розкладу й десяти питань, які клієнти ставлять найчастіше.

Етап 4. Впровадження до 7 днів

Коли ви бачите, що прототип відповідає так, як треба, ми підключаємо асистента до робочих каналів і систем. Основні канали: Instagram Direct і Telegram. Є можливість підключити календар, CRM та інші системи, якими ви користуєтесь, налаштовуємо під ваше завдання. Наприкінці ми передаємо документацію й показуємо команді, як користуватися панеллю.

Що тут відбувається по каналах:

1. Telegram. Клієнти пишуть боту за посиланням, яке можна поставити на сайті, у рекламі чи в профілі.
2. Instagram. Потрібен професійний акаунт (Бізнес або Автор). Ми підключаємо його до асистента через додаток Meta, а вам залишається увійти у свій акаунт і підтвердити доступ. Після цього клієнти пишуть у Direct, як зазвичай, а на коментар під постом асистент може відповідати й продовжувати розмову в особистих повідомленнях.
3. Перевірка. Ми пишемо в акаунт з іншого профілю й дивимось, що діалог з'явився в панелі й асистент відповів.
4. Команда. Співробітникам даються свої входи та ролі, щоб кожен бачив потрібне. Про права доступу є стаття про безпеку даних.

Що потрібно від вас: доступ до Instagram чи Telegram-каналів, з якими працюватиме асистент, і до систем, які підключаємо. Якщо у вас є бізнес-акаунт Meta, нам зручно отримати доступ до нього. Також потрібна людина, яка вестиме діалоги, що асистент передає.

Етап 5. Підтримка

Після запуску асистент працює, а ми стежимо за помилками, оновленнями та змінами у вашому бізнесі. Нові послуги, ціни й правила вносяться в панелі. Якщо асистент не знайшов відповіді на питання клієнта, співробітник бачить це в діалозі, відповідає клієнту й за бажанням додає відповідь у поширені запитання, і наступному клієнту відповість уже асистент. Окремо можна додавати нові сценарії: нагадування, збір заявок, звіти.

Що потрібно від вас: інколи переглядати діалоги, які асистент передав, і повідомляти про зміни в цінах чи правилах.

Чек-лист: що підготувати до старту

• Опис компанії: чим займаєтесь, адреса, години роботи.
• Список послуг з описом, тривалістю й вартістю (чи позначкою «після оцінки»).
• Спеціалісти й розклад: хто що виконує і коли працює.
• Відповіді на питання, які клієнти ставлять щодня.
• Правила: що асистент розповідає сам, а що передає людині, який тон і ім'я.
• Доступи: Instagram-акаунт (професійний), Telegram, системи для підключення.
• Контактна людина зі сторони бізнесу, яка вестиме передані діалоги.

Докладніше про дані: як підготувати дані для AI-асистента. Якщо вам зручніше зафіксувати вимоги письмово, скористайтеся шаблоном ТЗ для AI-асистента. Загальний огляд рішення є в статті AI-асистент для бізнесу. Вартість індивідуальна, від чого вона залежить, описано окремо.

Часті запитання