Роли и права сотрудников в панели AI-ассистента: кто что видит

Когда в команде появляется AI-ассистент, сразу возникает практический вопрос: кто из сотрудников видит разговоры с клиентами, кто может изменить цену или тон ответов, а кому не нужно знать телефон. В панели Budenno это решают роли и права. Ниже рассказываем, как это устроено, по справке самой панели. Названия разделов и кнопок могут немного отличаться в зависимости от того, под какую задачу настроена ваша установка.

Две роли

В панели есть два типа учётных записей.

• Администратор

  Видит и меняет всё: все диалоги, настройки, людей и их права. Для него нет личных исключений, ему разрешено всё.

• Сотрудник

  Работает с клиентами, заявками и записями в рамках прав. Что именно ему можно, зависит от двух вещей: прав по умолчанию для всех сотрудников и личных исключений для конкретного человека.

В справке некоторых панелей сотрудника с ограниченными правами называют по должности (например, рекрутер в панели для найма). Логика та же: роль задаёт основу, права её уточняют.

Права по умолчанию и личные исключения

Администратор один раз задаёт, что могут все сотрудники. Это делается в настройках, в разделе «Панель и права». Внизу того же раздела есть таблица «Кто что может сейчас»: права каждого человека в том виде, в каком они действуют, а личные исключения подсвечены.

Затем для отдельного человека можно изменить любое право. В карточке человека рядом с каждым правом видно, откуда оно:

• как у всех сотрудников, то есть из прав по умолчанию;
• лично для этого человека, вернуть можно кнопкой «Как у всех»;
• отключено для всей панели, тогда личное «да» ничего не меняет.

Перед сохранением панель показывает, что именно изменится (было, станет). Это удобно: случайно выдать лишнее сложно.

Какие права можно настроить

Главные группы, по справке панели:

Так, администратор может открыть менеджеру все диалоги и отчёты компании, а новому сотруднику на испытательном сроке только его собственные диалоги без телефона.

Скрытый телефон

Отдельно стоит сказать о праве на телефон. Если он скрыт, поле телефона клиента замаскировано везде, где человек его видит: в списке, в карточке, в записях и в карточках бота сотрудников (пример: +38067•••••67). Номер, который клиент сам написал в сообщении, в заметке или в анкете, виден как есть, потому что это текст разговора, а не поле телефона. Чат администраторов видит номер полностью.

Подробнее о том, как у нас устроена защита информации, читайте в статье AI-ассистент и безопасность данных.

Владелец

Первый администратор, созданный при установке, является владельцем. Владелец в компании один, рядом с ним стоит отметка «Владелец». Его учётная запись защищена: никто другой, даже другие администраторы, не может её заблокировать, изменить роль, email, имя или права, выдать ему ссылку для входа. Сервер отклоняет такие действия, даже если попытаться в обход страницы.

Роль владельца можно передать другому активному администратору: в своей карточке нажимаете «Передать роль владельца», выбираете человека и вводите свой пароль. Передача записывается в журнал.

Как пригласить сотрудника

1. Нажмите «Добавить человека» в списке сотрудников и введите имя.
2. Оставьте включённым доступ к панели, укажите email для входа (это логин) и роль.
3. Выберите, как человек зайдёт впервые. Рекомендуем ссылку для входа: одноразовая, действует 48 часов, пароль человек задаёт сам, и его не знает никто другой. Альтернатива: временный пароль, он показывается один раз, действует 72 часа, и его нужно сменить при первом входе.
4. Передайте ссылку лично или в Telegram, не в общих чатах.

Чтобы сделать человека администратором или выдать временный пароль, панель попросит пароль того, кто это делает. Пароль должен быть не короче 8 символов, распространённые пароли и email в роли пароля не принимаются. Если человек забыл пароль, администратор создаёт ему новую ссылку, а старый пароль и сессии сразу перестают действовать. После пяти неудачных попыток за 15 минут вход на этот email ставится на короткую паузу.

Бот сотрудников

Карточки разговоров, уведомления о сложных случаях и отчёты приходят в Telegram. Для этого в карточке человека есть личная ссылка для привязки бота: человек открывает её, нажимает Start, и всё готово. Код одноразовый и действует 7 дней. Для общих уведомлений есть чат администраторов, а также группа для сотрудников, которая подхватывает карточки, когда некому назначить лично.

Куда именно идёт каждое уведомление, настраивается в таблице «Что куда приходит». Есть кнопка «Отправить тестовое» и история доставки за 7 дней. Как работает передача разговора человеку, рассказывает статья Когда ассистент передаёт разговор человеку. О боте в Telegram: Telegram для бизнеса.

Когда человек уходит с работы

Есть отдельное действие «Уволить / передать дела». Оно показывает, что сейчас закреплено за человеком: открытые диалоги, будущие записи, привязанный бот. Дальше в несколько шагов диалоги передаются коллеге, записи переносятся, бот отвязывается, а вход в панель закрывается. Вход можно потом открыть снова.

Доступ подрядчика, который настраивал систему

При необходимости в списке сотрудников включается отдельный блок: сервисный доступ подрядчика. Он не скрыт, у него нет пароля, а каждый вход идёт по одноразовой ссылке, которая действует 15 минут. О каждом входе администраторы получают уведомление. Владелец или администратор может отозвать доступ одной кнопкой, а потом вернуть. Вопросы, которые стоит задать подрядчику заранее, собраны в статье Как выбрать подрядчика для AI-ассистента.

Часто задаваемые вопросы