Ролі й права співробітників у панелі AI-асистента: хто що бачить

Коли в команді з'являється AI-асистент, одразу виникає практичне питання: хто з працівників бачить розмови з клієнтами, хто може змінити ціну чи тон відповідей, а кому не треба знати телефон. У панелі Budenno це вирішують ролі й права. Нижче розповідаємо, як це влаштовано, за довідкою самої панелі. Назви розділів і кнопок можуть трохи відрізнятися залежно від того, під яке завдання налаштовано вашу установку.

Дві ролі

У панелі є два типи облікових записів.

• Адміністратор

  Бачить і змінює все: усі діалоги, налаштування, людей і їхні права. Для нього немає особистих винятків, йому дозволено все.

• Співробітник

  Працює з клієнтами, заявками й записами в межах прав. Що саме йому можна, залежить від двох речей: прав за замовчуванням для всіх співробітників і особистих винятків для конкретної людини.

У довідці до деяких панелей співробітника з обмеженими правами називають за посадою (наприклад, рекрутер у панелі для найму). Логіка та сама: роль задає базу, права уточнюють її.

Права за замовчуванням і особисті винятки

Адміністратор один раз задає, що можуть усі співробітники. Це робиться в налаштуваннях у розділі «Панель і права». Внизу того ж розділу є таблиця «Хто що може зараз»: права кожної людини такими, як вони діють, а особисті винятки підсвічені.

Потім для окремої людини можна змінити будь-яке право. У картці людини біля кожного права видно, звідки воно:

• як у всіх співробітників, тобто з прав за замовчуванням;
• особисто для цієї людини, і повернути можна кнопкою «Як у всіх»;
• вимкнено для всієї панелі, тоді особисте «так» нічого не змінює.

Перед збереженням панель показує, що саме зміниться (було, стане). Це зручно: випадково видати зайве складно.

Які права можна налаштувати

Головні групи, за довідкою панелі:

Так, адміністратор може відкрити менеджеру всі діалоги й звіти компанії, а новому працівникові на випробувальному терміні лише його власні діалоги без телефону.

Прихований телефон

Окремо варто сказати про право на телефон. Якщо його приховано, поле телефону клієнта замасковане скрізь, де людина його бачить: у списку, у картці, у записах і в картках бота співробітників (приклад: +38067•••••67). Номер, який клієнт сам написав у повідомленні, у нотатці чи в анкеті, видно як є, бо це текст розмови, а не поле телефону. Чат адміністраторів бачить номер повністю.

Докладніше про те, як у нас улаштовано захист інформації, читайте в статті AI-асистент і безпека даних.

Власник

Перший адміністратор, створений під час встановлення, є власником. Власник у компанії один, біля нього стоїть позначка «Власник». Його обліковий запис захищено: ніхто інший, навіть інші адміністратори, не може його заблокувати, змінити роль, email, ім'я чи права, видати йому посилання для входу. Сервер відхиляє такі дії, навіть якщо спробувати в обхід сторінки.

Роль власника можна передати іншому активному адміністратору: у своїй картці натискаєте «Передати роль власника», обираєте людину й вводите свій пароль. Передачу записано в журнал.

Як запросити співробітника

1. Натисніть «Додати людину» у списку співробітників і введіть ім'я.
2. Залиште увімкненим доступ до панелі, вкажіть email для входу (це логін) і роль.
3. Оберіть, як людина зайде вперше. Рекомендоване посилання для входу: одноразове, діє 48 годин, пароль людина задає сама, і його не знає ніхто інший. Альтернатива: тимчасовий пароль, він показується один раз, діє 72 години і його треба змінити при першому вході.
4. Передайте посилання особисто чи в Telegram, не в загальних чатах.

Щоб зробити людину адміністратором або видати тимчасовий пароль, панель попросить пароль того, хто це робить. Пароль має бути не коротший за 8 символів, поширені паролі й email у ролі пароля не приймаються. Якщо людина забула пароль, адміністратор створює їй нове посилання, а старий пароль і сесії одразу перестають діяти. Після п'яти невдалих спроб за 15 хвилин вхід на цей email ставиться на коротку паузу.

Бот співробітників

Картки розмов, сповіщення про складні випадки й звіти приходять у Telegram. Для цього в картці людини є особисте посилання для прив'язки бота: людина відкриває його, натискає Start, і все готово. Код одноразовий і діє 7 днів. Для спільних сповіщень є чат адміністраторів, а також група для співробітників, яка підхоплює картки, коли комусь немає кого призначити особисто.

Куди саме йде кожне сповіщення, налаштовується в таблиці «Що куди приходить». Є кнопка «Надіслати тестове» і історія доставки за 7 днів. Як працює передача розмови людині, розповідає стаття Коли асистент передає розмову людині. Про бота в Telegram: Telegram для бізнесу.

Коли людина йде з роботи

Є окрема дія «Звільнити / передати справи». Вона показує, що зараз закріплено за людиною: відкриті діалоги, майбутні записи, прив'язаний бот. Далі в кілька кроків діалоги передаються колезі, записи переносяться, бот відв'язується, а вхід у панель закривається. Вхід можна потім відкрити знову.

Доступ підрядника, який налаштовував систему

За потреби в списку співробітників вмикається окремий блок: сервісний доступ підрядника. Його не приховано, у нього немає пароля, а кожен вхід йде за одноразовим посиланням, яке діє 15 хвилин. Про кожен вхід адміністратори отримують повідомлення. Власник чи адміністратор може відкликати доступ однією кнопкою, а потім повернути. Питання, які варто поставити підряднику заздалегідь, зібрані в статті Як обрати підрядника для AI-асистента.

Часті запитання