Розклад спеціалістів і вільні слоти: як асистент записує клієнтів без накладок

Онлайн-запис клієнтів ламається не на красивому інтерфейсі, а на дрібницях: майстер на перерві, манікюр з покриттям триває дві години, а не одну, у вівторок цей спеціаліст не працює. Якщо відповідає людина, вона тримає все це в голові. Якщо відповідає AI-асистент, потрібні чіткі правила. Розкажемо, як вони влаштовані в Budenno і чому розклад майстрів можна вести автоматично, не боячись накладок.

Хто рахує вільний час

Вільні слоти рахує система за вашими даними. Асистент не вгадує час із розмови: він пропонує клієнтові те, що система показала як вільне, і записує саме на цей слот. Ця ж перевірка діє, коли запис робить співробітник із панелі, тож панель і асистент не розходяться між собою.

Вільний час складається з кількох речей:

• Графік спеціаліста

  Для кожного дня тижня задаються робочі проміжки. Перерву роблять двома проміжками, наприклад з 10:00 до 14:00 і з 15:00 до 19:00.

• Зайняті години

  Уже зроблені записи не пропонуються іншим клієнтам.

• Тривалість послуги

  Слот має вміститися в годинах роботи майстра повністю, а не лише початок.

• Крок і перерва

  Час початку пропонується з заданим кроком, наприклад 09:00, 09:30, 10:00, а між візитами можна лишати перерву.

• Запас до початку

  Скільки часу має минути від вибору до візиту, щоб майстер встиг підготуватися.

• Горизонт запису

  На скільки днів уперед асистент пропонує час.

Послуги з різною тривалістю

Для запису на час у кожної послуги вказують тривалість у хвилинах. У демо-салоні, який ми налаштували для прикладу, манікюр без покриття триває близько години, а з гель-лаком близько двох. Стрижка залежить від довжини волосся, тому в прайсі є варіанти: коротке, середнє й довге, кожен зі своєю ціною й тривалістю. Слот добирається під обраний варіант, тож довге волосся не поставлять у проміжок на годину.

Тривалість і ціна лежать в одному прайсі, де ви змінюєте їх в одному місці. Докладніше про те, як вести дані, читайте в статті про підготовку даних для асистента.

Кілька спеціалістів

У салоні працюють різні майстри, у клініці різні лікарі. Кожен має власний графік. У демо-салоні, наприклад, одна майстриня працює з вівторка по неділю з 10:00 до 20:00, інша приймає в понеділок, середу, п'ятницю, суботу й неділю з перервою між 14:00 і 15:00, а колористка не працює у середу й неділю. Асистент враховує це автоматично.

Клієнт має два варіанти:

1. Обрати майстра. Він називає ім'я, і асистент показує вільний час саме цієї людини, якщо вона веде потрібну послугу.
2. Не обирати. Система сама призначає спеціаліста за правилом: найменш завантаженого, по черзі або завжди першого.

У картці спеціаліста є перемикач «Приймає записи». Вимкнули, і асистент більше не пропонує час із цією людиною, а вже зроблені записи залишаються. У кожного також можна вказати коротку довідку про досвід, і асистент перекаже її дослівно, нічого не додаючи від себе.

Вихідні, відпустки й закриті дні

У графіку спеціаліста особливі дні мають перевагу над звичайним тижнем:

• вихідний день;
• відпустка з дня по день;
• інші години в конкретний день.

Окремо є вихідні дні компанії: свята, закритий офіс. У ці дні нікому не пропонується час. Записи, які вже стоять на такі дні, самі не скасовуються, але біля дня є посилання «перенести», щоб швидко все переглянути.

Перенесення й скасування

Клієнт пише в чаті, що не встигає. Що далі, залежить від ваших правил: за скільки годин до візиту можна змінювати запис і скільки разів.

• Правила дозволяють. Асистент пропонує інший вільний час і переносить запис. Співробітник отримує картку «Перенесено», а в календарі з'являється новий час.
• Правила не дозволяють (надто пізно або забагато переносів). Асистент передає розмову людині, і діалог потрапляє до співробітника.
• Скасування. Слот одразу звільняється для інших клієнтів.

Співробітник у панелі може записати чи перенести й на будь-який інший час, навіть поза графіком. Панель попередить про вихідний, поточні записи чи ліміт на день, а двох клієнтів на один час до одного майстра система не дасть записати, окрім групових візитів. Щоб клієнт точно дізнався про зміну, є три варіанти: надіслати повідомлення, позначити, що ви повідомили самі, або не повідомляти. Тоді запис потрапить у «Потрібна дія», доки клієнту не скажуть. Про нагадування й підтвердження читайте в статті про нагадування та підтвердження візитів.

Для яких ніш це працює

Запис за слотами відтворено в нішах, де візит прив'язаний до людини й часу: салон краси, стоматологія, барбершоп, СТО. У стоматології, наприклад, огляд триває 40 хвилин, а графік залежить від лікаря. Для готелів і подібних сфер, де бронюють дати, а не слоти, логіка інша: асистент збирає заявку, а підтверджує наявність співробітник.

Що можна підключити

• Календарі

  Є можливість підключити зовнішній календар.

• CRM

  Запис і клієнти можуть синхронізуватися з вашою системою, налаштовуємо під ваше завдання.

• Групові візити

  Кілька клієнтів на один час.

• Окремі правила для окремих послуг

  Свій графік, адреса чи оплата для послуги.

• Додаткові канали

  Окрім Instagram Direct і Telegram.

Ви обираєте, що потрібно саме вам, і ми налаштовуємо під ваше завдання.

Часті запитання