Як швидше закривати вакансії: перша відповідь, анкета, запис на співбесіду

Швидкість закриття вакансії залежить не від того, скільки в рекрутера роботи, а від того, скільки часу кандидат проводить у очікуванні. Він відгукнувся, а далі чекає: відповіді, питання, часу співбесіди. Кожне таке очікування це місце, де людина може відволіктися або знайти іншу пропозицію. Нижче воронка найму по кроках і те, як AI-асистент закриває кожен з них. Загальний опис можливостей: AI-асистент з HR.

Воронка найму: сім кроків і де вони застрягають

Тут немає статистики, лише логіка: чим менше пауз між кроками, тим менше людей випадає.

Крок 1 і 2: перша відповідь

Кандидати часто пишуть після роботи. Асистент відповідає вдень, уночі й у вихідні. Питання про оплату, графік, місце роботи й навчання він бере з картки вакансії: це основа, на якій він говорить. Чого в картці немає, того він не вигадує. Докладно про типові питання кандидатів: запитання кандидатів і готові відповіді.

Якщо кандидат прийшов за посиланням на вакансію, розмова одразу про цю роботу. Якщо відгук потрапив до таблиці з Work.ua, OLX чи реклами, асистент пише першим, але лише в години, які ви дозволили. Текст першого повідомлення можна задати кількома варіантами, щоб він не виглядав як розсилка.

Крок 3 і 4: анкета й оцінка

Асистент не надсилає анкету списком, а ставить питання по одному, у ході розмови. Обов'язкові питання закривають мінімум, потрібний рекрутеру: вік, зміна, дата виходу, район. Коли всі відповіді є, він зіставляє їх з вашими критеріями (обов'язково, бажано, стоп-фактори) і ставить оцінку: «підходить», «можливо» або «не підходить».

Крок 5 і 6: запис і нагадування

Після анкети у вакансії задається один із трьох варіантів. Ви обираєте, що підходить саме цій вакансії:

1. Чекати рекрутера. Асистент каже, що рекрутер напише в цьому чаті.
2. Дати контакт рекрутера. Кандидат одразу отримує ім'я й Telegram рекрутера.
3. Одразу запис. Асистент сам пропонує вільний час і записує на співбесіду.

Для варіанту із записом у рекрутерів має бути графік роботи: вільний час береться звідти. Можна вибрати, кого призначати: найменш завантаженого, по черзі або першого зі списку. Співбесіда буває онлайн, в офісі чи телефоном, з точним часом або з інтервалом приходу, коли кандидатів багато. Кому пропонувати запис, залежить від оцінки: наприклад, лише тим, хто «підходить» чи «можливо».

Перед співбесідою кандидат отримує нагадування. Якщо плани змінилися, він просить перенести в тому самому чаті, а асистент пропонує інший вільний час. Про це більше: нагадування й підтвердження візитів.

Крок 7: кандидат замовк

Людина відповіла на два питання й зникла. Це звичайна ситуація. Асистент може написати повторно: ви задаєте, скільки разів і через який час. Нагадування йдуть лише в години, коли дозволено писати першим. Рекрутер бачить, скільки питань анкети кандидат уже пройшов, і може вирішити, чи варто дзвонити самому.

Як бачити, де зупиняються кандидати

Усі розмови зібрані в одній панелі. Список «Кандидати» показує етап кожної людини: чекає, у діалозі, мовчить, чекає співбесіди, після співбесіди, прийнятий. Звіти показують джерела кандидатів, швидкість відповіді та воронку найму.

Для кожної вакансії можна задати план набору: скільки людей потрібно і за який період. Панель покаже прогрес і темп, а коли план виконано, вакансія сама стане на паузу. Тоді нові кандидати побачать, що набір призупинено, і асистент запропонує інші вакансії. Про цифри: звіти й аналітика AI-асистента.

Що можна підключити

• Календар рекрутерів

  Google чи Outlook, щоб співбесіди були й у календарях команди.

• CRM чи ATS

  Статуси кандидатів у вашій системі.

• Повідомлення роботодавцю

  Короткий звіт про підібраних кандидатів.

• Тест чи завдання

  Кандидат проходить його в тому ж діалозі.

• Додаткові канали

  Є можливість підключити інші месенджери.

Перший прототип збираємо за кілька днів, впровадження до 7 днів, ціна індивідуальна.

Часті запитання