AI-асистент з HR: як відповідати кандидатам, збирати анкету й записувати на співбесіду

AI-асистент з HR (його ще називають AI-асистентом для рекрутера) відповідає кандидатам у чаті, збирає анкету, оцінює її за вашими критеріями й записує на співбесіду. Він працює в Instagram Direct і Telegram та підходить кадровим агенціям, відділам персоналу і компаніям, які наймають постійно.

Кандидати пишуть у відповідь на вакансію ввечері, після роботи. Один питає про зарплату, другий про графік, третій чи потрібен досвід. Рекрутер відповідає наступного дня, а частина людей уже знайшла роботу в іншому місці. Якщо відповідати доводиться на сотні однакових повідомлень, на самі співбесіди лишається менше часу. AI-асистент бере на себе першу розмову: відповідає, збирає анкету й записує на співбесіду.

Що робить AI-асистент у найманні

• Відповідає кандидатам одразу

  Кандидат пише вільним текстом в Instagram чи Telegram, і асистент відповідає вдень, уночі й у вихідні.

• Починає з потреби людини

  Яка робота цікавить, а потім уже анкета. Питання він ставить по одному.

• Знає ваші вакансії

  Оклад чи діапазон, премія, графік, формат (офіс, онлайн, гібрид), вимоги, місце роботи. Усе береться з картки вакансії.

• Збирає анкету кандидата

  Вік, досвід на подібній позиції, коли можна вийти на роботу, зручний час для співбесіди. Набір питань ви задаєте самі.

• Оцінює, наскільки кандидат підходить

  За вашими критеріями позначає «підходить», «може підійти» чи «ні», а рекрутер бачить пояснення.

• Записує на співбесіду

  Він пропонує вільний час у розкладі рекрутера, онлайн чи в офісі, і підтверджує запис. Кандидат переносить чи скасовує його в тому ж чаті (про нагадування: нагадування й підтвердження візитів).

• Нагадує й не губить кандидатів

  За добу кандидат отримує нагадування з підтвердженням, а тим, хто замовк, асистент пише повторно в налаштований вами час.

• Звертається до роботодавців

  Якщо пише компанія, якій потрібен підбір, асистент веде до картки послуги: посада, кількість працівників, умови.

Про що питає асистент за позиціями

Приклад того, як вимоги можуть виглядати в агенції. Перелік вакансій і питань ви задаєте самі.

Як це виглядає в розмові

Приклад (спрощений):

Типові ситуації з кандидатами

Ось як асистент поводиться в розмовах, які в найманні повторюються щодня. Правила для кожної ситуації ви задаєте самі на сторінці «Асистент», а перевірити їх можна в тестовому діалозі, де нічого не йде справжнім людям.

Якщо вашої позиції немає в переліку, кандидат може залишити анкету до бази агенції для подібних вакансій. Про те, як підготувати вакансії й питання, є окрема стаття: як підготувати дані для AI-асистента.

Що бачать рекрутер і керівник

Усі розмови зібрані в одній панелі. Після кожної розмови асистент складає короткий підсумок: вакансія, відповіді анкети, оцінка, на коли домовлено співбесіду. Рекрутер проводить співбесіду вже з картки кандидата і не перепитує очевидне.

Коли потрібна людина, співробітник одним натисканням бере розмову на себе: асистент замовкає, а потім розмову можна повернути. Докладніше про це: коли асистент передає розмову людині. Звіти показують джерела кандидатів, швидкість відповіді та воронку найму, а дані можна вивантажити в CSV. Про цифри та звіти: звіти й аналітика AI-асистента.

ШІ в рекрутингу: що віддати асистенту, а що залишити людині

Використання ШІ в рекрутингу не означає, що рекрутера замінюють. Розподіл ролей простий.

• Асистенту

  Перші відповіді кандидатам, питання анкети, попередня оцінка за вашими критеріями, пропозиція часу співбесіди, нагадування й повідомлення тим, хто замовк.

• Рекрутеру

  Співбесіда, оцінка мотивації, остаточний вибір кандидата, пропозиція про роботу й розмова з роботодавцем.

Тож рекрутер витрачає час на розмови, де потрібна людина, а не на однакові відповіді про графік і зарплату. Це зручно кадровим агенціям і компаніям, які наймають постійно. Якщо ви тільки обираєте формат, порівняйте його зі звичайним ботом у статті AI-асистент чи чат-бот, а про запуск по кроках читайте в статті як проходить запуск AI-асистента по етапах.

Звідки приходять кандидати і що бачить рекрутер зранку

Відгуки з сайту, реклами, Work.ua, OLX чи лід-форм Facebook та Instagram можуть збиратися в одну Google-таблицю. Система сама бачить нові рядки, а асистент пише кожному кандидату першим. Є також імпорт кандидатів із CSV, а CRM можна підключити під ваше завдання.

Вранці рекрутер відкриває список «Кандидати»: один рядок означає одну людину з усіма її діалогами. Фільтри за вакансією, відповідальним, міткою, джерелом і каналом показують, з ким працювати першим, а етап «Чекають співбесіди» збирає тих, кого вже записано. Список можна вивантажити в CSV.

Що можна підключити під ваш HR

• Додаткові поля анкети

  Досвід за позиціями, очікування щодо оплати, бажаний графік, мови.

• Календар рекрутерів

  Google або Outlook, щоб співбесіди були й у календарях команди.

• CRM чи ATS

  Запис кандидатів і статусів у вашу систему.

• Імпорт кандидатів і вакансій

  З таблиці чи вашої бази.

• Повідомлення роботодавцям про підібраних кандидатів

  Короткий звіт у чат.

• Тест чи завдання перед співбесідою

  Кандидат проходить його в тому ж діалозі.

• Розсилки про нові вакансії

  Для тих, хто вже в базі.

• Додаткові канали

  WhatsApp, Viber, чат на сайті.

Ви обираєте, що потрібно саме вам, і ми налаштовуємо під ваше завдання.

Як ми запускаємо це в найманні

1. Аудит. Розбираємо, як зараз приходять відгуки, хто на них відповідає й на якому етапі кандидати відвалюються. Це безкоштовно, від 30 до 40 хвилин розмови.
2. Налаштування. Заносимо вакансії й умови, критерії оцінки, рекрутерів та їхні розклади, питання анкети й тексти.
3. Прототип. Збираємо робочу версію за кілька днів. Ви перевіряєте її на реальних кандидатах і самі правите формулювання.
4. Впровадження. Підключаємо до каналів і календаря, показуємо команді, як працювати з розмовами. Зазвичай це до 7 днів.
5. Підтримка. Стежимо за помилками й додаємо нові сценарії.

Часті запитання