Недельная рутина владельца AI-ассистента: что проверять и что обновлять

Когда AI-ассистент запущен, самое большое искушение такое: настроили и забыли. На самом деле ассистент работает настолько хорошо, насколько свежа база знаний и внимательна команда. Цены меняются, появляются новые вопросы, кто-то из менеджеров меняет график. Чтобы это не копилось, нужен короткий регулярный обзор. Здесь описано, из чего он состоит и кто его ведёт.

Месячный чеклист по базе знаний уже есть в статье про обновление базы знаний. Здесь о другом: что смотреть каждую неделю, быстро и без лишней бумажной работы.

Что проверять каждую неделю

• Вопросы без ответа

  Это разговоры, где ассистент не нашёл ответа в базе знаний. Просмотрите список, добавьте ответы в базу знаний и закройте вопросы. Так ассистент каждую неделю знает чуть больше.

• Долгие ожидания

  В панели видно, сколько людей ждут ответа и кто ждёт дольше всех. Если ожидание превышает заданный вами порог, значит, разговору нужен человек.

• Переданные разговоры

  Посмотрите, где ассистент позвал человека. Это подсказывает, какие темы стоит закрыть ответом в базе знаний, а какие правильно оставлять за людьми.

• Напоминания

  Проверьте, сработали ли напоминания о визитах и не остались ли разговоры, где напоминание ждёт ручного действия.

• Отчёты

  Смотрите скорость ответа, количество разговоров, записи или заявки и раздел «Ассистент». Сравните с предыдущим периодом по стрелкам возле цифр.

Всё это открывается из двух мест: вкладки «Нужен человек» в диалогах и раздела «Отчёты». Журнал событий на «Главной» показывает, что произошло в последние дни, и помогает быстро сориентироваться.

Как пройти обзор по шагам

1. Откройте «Диалоги», вкладку «Нужен человек». Посмотрите причины: кто ждёт ответа, где что-то не доставлено, где ассистент не смог ответить, какие напоминания сработали.
2. Просмотрите вопросы без ответа. По каждому решите: добавить ответ в базу знаний или оставить вопрос человеку.
3. Откройте «Отчёты» и посмотрите скорость и раздел «Ассистент». Обратите внимание на резкие изменения по сравнению с предыдущим периодом.
4. Запишите три-четыре изменения, которые нужно внести: обновить ответ, добавить цену, изменить текст напоминания.
5. Проверьте изменения во вкладке «Проверка», как в статье про проверку ассистента перед запуском, и опубликуйте.

Кто что делает

Обзор делится между людьми по ролям. Так владелец не превращается в единственного исполнителя.

В панели это соответствует двум ролям и настройке прав: администратор меняет всё, сотрудник работает в пределах разрешённого. Как настроить доступы, рассказывает статья про роли и права сотрудников. Владелец может ограничить страницы, отчёты или видимость телефона для каждого человека отдельно.

Как передавать результат обзора команде

Обзор не имеет смысла без действия. Самый простой формат: короткий список изменений, который владелец или администратор пишет в общем чате после просмотра. Менеджеры видят, что именно изменилось, и понимают, почему ассистент стал отвечать иначе. Для передачи разговора коллеге в панели есть кнопка «Передать коллеге» с комментарием, подробнее об этом в статье про работу команды с диалогами.

Недельный отчёт можно получать в Telegram, в бот сотрудников. Там только цифры без имён клиентов, и это удобный способ начать обзор с телефона.

Что меняется, когда обзор становится привычкой

Сначала в списке вопросов без ответа много очевидного: часы работы, адрес, условия отмены. Это быстро закрывается. Со временем остаются действительно нетипичные вопросы, и их разумно отдавать людям. Так видно, где граница между тем, что ассистент ведёт сам, и тем, что лучше вести команде.

Полезно также время от времени сравнивать отчёты с вашими данными до запуска, как в пилоте AI-ассистента. Тогда недельный обзор становится частью более широкой картины: вы видите текущие цифры и направление, в котором движется процесс. Отдельно стоит сверить, не изменились ли ваши правила: новая акция, другой график, новые условия записи. Достаточно один раз пройтись по базе знаний и исправить то, что устарело.

Если в вашей компании за разные направления отвечают несколько человек, договоритесь, кто ведёт обзор по каждому из них. Тогда ничего не теряется между ролями, а владелец получает короткую итоговую картину вместо десятка отдельных сообщений.

Что можно настроить под вашу компанию

• Порог ожидания

  Вы задаёте, через какое время разговор считается ждущим слишком долго.

• Отчёты в Telegram

  Ежедневный и недельный отчёт в бот сотрудников.

• Права на отчёты

  Отдельные настройки для владельца, администратора и менеджера.

• Каналы

  Обзор охватывает Instagram Direct, Telegram, WhatsApp и Discord, если они подключены.

Настраиваем под вашу задачу. Первый прототип собираем за несколько дней, внедрение обычно занимает до 7 дней, стоимость индивидуальная.

Часто задаваемые вопросы