AI-асистент для нотаріусів: запис на прийом, перелік документів і нагадування

Людині потрібно оформити довіреність або угоду, і вона не знає, з чого почати. Які документи брати? Скільки це займе? Коли є вільний час? Вона пише увечері в Telegram, а контора відповідає наступного дня, коли дзвінки та черга забирають увесь час. AI-асистент (AI-адміністратор) бере на себе першу розмову: з'ясовує, що потрібно, підказує перелік документів і записує на прийом.

Нижче показано, як це може виглядати в нотаріальній конторі. Перелік послуг, документів і розклад ми беремо з ваших даних і налаштовуємо під ваше завдання.

Що робить AI-асистент у нотаріальній конторі

• Відповідає на звернення

  Людина пише вільним текстом, як у месенджері. Асистент відповідає в Telegram та Instagram Direct, у тому числі ввечері й у вихідні.

• З'ясовує, що потрібно

  Довіреність, посвідчення угоди, спадщина, заява чи копія документа. Питання він ставить по одному.

• Підказує перелік документів

  Людина знає наперед, що принести, і не їде повторно.

• Записує на прийом

  Асистент пропонує вільний час у розкладі, а клієнт може перенести чи скасувати запис у тому ж чаті.

• Нагадує про візит

  За добу людина отримує нагадування з підтвердженням, за потреби ще одне перед візитом.

• Розповідає про контору

  Адреса, графік роботи, як дістатися, що взяти з собою.

• Розуміє голосові й фото

  Голосове повідомлення розшифровується, а на фото документа асистент реагує по суті.

• Передає людині складні випадки

  Нестандартні ситуації він віддає співробітнику з усім контекстом розмови.

Які документи підказує асистент

Для кожної послуги асистент знає, що має підготувати клієнт. Перелік ви задаєте самі. Приклад нижче показує, як це може виглядати.

У вашому варіанті перелік складатиметься з ваших правил і вимог. Як підготувати такі матеріали, описано в статті про підготовку даних для асистента.

Як це виглядає в розмові

Приклад (спрощений, ілюстративний):

Асистент готує людину до візиту, а текст довіреності й оцінку справи нотаріус робить на прийомі.

Що бачить нотаріус і керівник

Усі розмови зібрані в одній панелі. Після кожної розмови асистент складає короткий підсумок: яка послуга потрібна, які документи названо, на коли домовлено. Нотаріус чи помічник відкриває запис вже підготовленим і не перепитує те, що клієнт розповів.

Коли потрібна людина, співробітник одним натисканням бере розмову на себе: асистент замовкає, а потім розмову можна повернути. Про це докладніше в статті коли асистент передає розмову людині. Звіти показують джерела звернень і швидкість відповіді, а дані можна вивантажити в CSV.

Нагадування й перенесення

Нагадування зменшують кількість візитів, на які людина забула прийти. Асистент пише в тому ж чаті, де відбулася розмова: коли і де прийом, що взяти. Якщо клієнт відповідає, що не зможе, асистент пропонує інший час. Загальний принцип описано в матеріалі про нагадування і підтвердження візитів.

Схожий сценарій «запис, перелік документів, нагадування» використовують юридичні компанії. Подивіться, як він виглядає в статті для юристів.

Що можна підключити під вашу контору

• Поля анкети під ваші послуги

  Тип послуги, кількість сторін, бажана дата.

• Календар нотаріуса

  Google або Outlook, щоб розклад був і в календарі команди.

• CRM чи облік звернень

  Запис звернень і статусів у вашу систему.

• Кілька нотаріусів чи філій

  Окремі розклади й картки для кожного.

• Оплата, документи у PDF чи інші сценарії

  Є можливість обговорити, налаштовуємо під ваше завдання.

• Додаткові канали

  WhatsApp, Viber, чат на сайті.

Ви обираєте, що потрібно саме вам.

Як ми запускаємо це в нотаріальній конторі

1. Аудит. Розбираємо, як зараз приходять звернення, хто на них відповідає й де клієнти губляться. Це безкоштовно, від 30 до 40 хвилин розмови.
2. Налаштування. Заносимо послуги, перелік документів, розклад, адресу, правила запису й тексти.
3. Прототип. Збираємо робочу версію за кілька днів. Ви перевіряєте її на реальних запитах і самі правите формулювання.
4. Впровадження. Підключаємо до каналів і календаря, показуємо команді, як працювати з розмовами. Зазвичай це до 7 днів.
5. Підтримка. Стежимо за помилками й додаємо нові сценарії.

Вартість індивідуальна, докладніше в статті скільки коштує AI-асистент.

Часті запитання