AI-ассистент для нотариусов: запись на приём, перечень документов и напоминания

Человеку нужно оформить доверенность или сделку, и он не знает, с чего начать. Какие документы брать? Сколько это займёт? Когда есть свободное время? Он пишет вечером в Telegram, а контора отвечает на следующий день, когда звонки и очередь забирают всё время. AI-ассистент (AI-администратор) берёт на себя первый разговор: выясняет, что нужно, подсказывает перечень документов и записывает на приём.

Ниже показано, как это может выглядеть в нотариальной конторе. Перечень услуг, документов и расписание мы берём из ваших данных и настраиваем под вашу задачу.

Что делает AI-ассистент в нотариальной конторе

• Отвечает на обращения

  Человек пишет свободным текстом, как в мессенджере. Ассистент отвечает в Telegram и Instagram Direct, в том числе вечером и в выходные.

• Выясняет, что нужно

  Доверенность, удостоверение сделки, наследство, заявление или копия документа. Вопросы он задаёт по одному.

• Подсказывает перечень документов

  Человек заранее знает, что принести, и не приезжает повторно.

• Записывает на приём

  Ассистент предлагает свободное время в расписании, а клиент может перенести или отменить запись в том же чате.

• Напоминает о визите

  За сутки человек получает напоминание с подтверждением, при необходимости ещё одно перед визитом.

• Рассказывает о конторе

  Адрес, график работы, как добраться, что взять с собой.

• Понимает голосовые и фото

  Голосовое сообщение расшифровывается, а на фото документа ассистент реагирует по существу.

• Передаёт человеку сложные случаи

  Нестандартные ситуации он отдаёт сотруднику со всем контекстом разговора.

Какие документы подсказывает ассистент

Для каждой услуги ассистент знает, что должен подготовить клиент. Перечень вы задаёте сами. Пример ниже показывает, как это может выглядеть.

В вашем варианте перечень будет складываться из ваших правил и требований. Как подготовить такие материалы, описано в статье про подготовку данных для ассистента.

Как это выглядит в разговоре

Пример (упрощённый, иллюстративный):

Ассистент готовит человека к визиту, а текст доверенности и оценку дела нотариус делает на приёме.

Что видят нотариус и руководитель

Все разговоры собраны в одной панели. После каждого разговора ассистент составляет короткое резюме: какая услуга нужна, какие документы названы, на какое время договорились. Нотариус или помощник открывает запись уже подготовленным и не переспрашивает то, что клиент рассказал.

Когда нужен человек, сотрудник одним нажатием берёт разговор на себя: ассистент замолкает, а потом разговор можно вернуть. Подробнее об этом в статье когда ассистент передаёт разговор человеку. Отчёты показывают источники обращений и скорость ответа, а данные можно выгрузить в CSV.

Напоминания и переносы

Напоминания уменьшают число визитов, на которые человек забыл прийти. Ассистент пишет в том же чате, где проходил разговор: когда и где приём, что взять. Если клиент отвечает, что не сможет прийти, ассистент предлагает другое время. Общий принцип описан в материале про напоминания и подтверждение визитов.

Похожий сценарий «запись, перечень документов, напоминание» используют юридические компании. Посмотрите, как он выглядит, в статье для юристов.

Что можно подключить под вашу контору

• Поля анкеты под ваши услуги

  Тип услуги, число сторон, желаемая дата.

• Календарь нотариуса

  Google или Outlook, чтобы расписание было и в календаре команды.

• CRM или учёт обращений

  Запись обращений и статусов в вашу систему.

• Несколько нотариусов или филиалов

  Отдельные расписания и карточки для каждого.

• Оплата, документы в PDF или другие сценарии

  Есть возможность обсудить, настраиваем под вашу задачу.

• Дополнительные каналы

  WhatsApp, Viber, чат на сайте.

Вы выбираете, что нужно именно вам.

Как мы запускаем это в нотариальной конторе

1. Аудит. Разбираем, как сейчас приходят обращения, кто на них отвечает и где клиенты теряются. Это бесплатно, разговор на 30-40 минут.
2. Настройка. Вносим услуги, перечень документов, расписание, адрес, правила записи и тексты.
3. Прототип. Собираем рабочую версию за несколько дней. Вы проверяете её на реальных запросах и сами правите формулировки.
4. Внедрение. Подключаем к каналам и календарю, показываем команде, как работать с разговорами. Обычно это до 7 дней.
5. Поддержка. Следим за ошибками и добавляем новые сценарии.

Стоимость индивидуальная, подробнее в статье сколько стоит AI-ассистент.

Часто задаваемые вопросы