Заявки из AI-ассистента в Google-таблицу, календарь и CSV: простые интеграции без CRM

Многие компании начинают не с CRM, а с Google-таблицы, календаря и файла Excel. Это нормальная отправная точка: всё понятно, видно всей команде, не нужно учить новую систему. Хорошая новость в том, что AI-ассистент работает с такой схемой без перестройки процессов. Ниже разбираем, что есть из коробки, что можно подключить под задачу и когда действительно стоит думать о CRM.

Если вам нужна именно CRM, есть отдельная статья про интеграции с CRM. Здесь ракурс другой: как жить без неё дольше и не терять заявки.

Что есть из коробки

• Таблица заявок

  Вы подключаете Google-таблицу, куда попадают заявки: с сайта, из рекламы, лид-форм или ручного заполнения. Система читает новые строки каждые несколько минут, и ассистент пишет каждому человеку первым.

• Статусы обратно в таблицу

  В таблице появляются колонки «Статус» и «Детали»: в очереди, отправлено, ответил. Менеджер видит состояние заявки, не заходя в панель.

• Журнал заявок

  Каждая строка видна в панели: в очереди, отправлено, ответили, или причина словами, если что-то не получилось.

• Календарь записей

  Встречи и звонки, которые назначил ассистент или сотрудник, видны списком, на день, неделю или месяц. Есть печать списка на день.

• CSV в обе стороны

  Людей можно загрузить из файла, а список с фильтрами и таблицы из отчётов выгрузить для Excel.

• Карточки в Telegram

  Команда получает сообщение о новой анкете, записи или разговоре, которому нужен человек.

Как заявка проходит путь без CRM

1. Заявка попадает в таблицу. Строку добавляет форма, менеджер или реклама.
2. Ассистент читает строку. Он берёт имя, телефон или Telegram, услугу и пишет человеку первое сообщение.
3. Разговор идёт в чате. Ассистент уточняет нужное, по вашей анкете собирает ответы и при необходимости предлагает время.
4. Статус возвращается в таблицу. Колонка обновляется сама, так что таблица остаётся единственным местом, куда смотрит команда.
5. Запись появляется в календаре. Менеджер видит, кто и на когда договорён, а при необходимости печатает список на день.

Таблица, календарь и CSV: кто за что отвечает

Когда таблицы достаточно

Упрощённая схема хорошо работает, если:

• заявки приходят из одного-двух источников;
• с ними работают несколько человек, и все умеют пользоваться таблицей;
• воронка простая: обратились, договорились, пришли;
• нужно быстро увидеть, что происходит, а сложная аналитика пока не нужна.

В такой конфигурации дополнительная система только добавляет шагов. Отчёты ассистента уже считают источники и этапы, их можно выгрузить в CSV (об этом в статье про отчёты и аналитику). Если вы ещё не разбирали свои данные, начните с подготовки данных для ассистента.

Когда пора переходить к CRM

Признаки того, что таблица становится тесной:

• несколько воронок и разные правила для каждой;
• менеджерам нужны задачи, напоминания и привязка сделок к людям;
• нужна история звонков, писем и документов в одном месте;
• заявок столько, что строки в таблице перестают читаться;
• у вас уже есть CRM, в которой команда работает каждый день.

В этом случае ассистент не заменяет вашу систему, а становится её первой линией. Есть возможность подключить CRM, настраиваем под вашу задачу. База клиентов и новые заявки из универсального входа (файл CSV или вебхук) уже поддерживаются, а для других систем подключение делаем под вас. Для отдела продаж схема описана в статье про AI-ассистента для отдела продаж.

Что можно подключить под вашу задачу

• Внешний календарь

  Google или Outlook, чтобы ассистент видел занятость сотрудников.

• Запись заявок в CRM

  Статусы и обращения в вашей воронке.

• Вебхук во внешнюю систему

  Заявка сразу летит туда, где вы работаете.

• Счёт или оплата

  Документ или ссылка на оплату в разговоре.

• Дополнительные каналы

  Кроме Instagram Direct и Telegram, есть WhatsApp и Discord.

Вы выбираете, что нужно именно вам, и мы настраиваем под вашу задачу. Первый прототип за несколько дней, внедрение до 7 дней, стоимость индивидуальная.

Часто задаваемые вопросы