Один день рекрутера с AI-ассистентом: от утреннего списка кандидатов до напоминаний

Эта статья об одном иллюстративном дне, собранном из возможностей панели и демо-данных. Мы взяли агентство по подбору персонала, которое ищет курьеров с авто, потому что там откликов много, а собеседования короткие. Ваши вакансии, часы и анкеты будут другими. Общее описание роли ассистента в найме есть в статье об AI-ассистенте для HR и найма, здесь мы идём по часам.

Утро: 09:00, список кандидатов

Рекрутер открывает раздел с кандидатами. Все люди лежат в одном списке: одна строка означает одного человека со всеми его диалогами. Этапы сверху показывают, где кто сейчас: в разговоре, анкета заполнена, записан на собеседование. Возле каждого этапа число, его легко сопоставить со вчерашним.

Есть поиск по имени, телефону или @username, фильтры по вакансии, источнику, оценке и дате добавления. Выбор сохраняется в адресе страницы, так что ссылкой на нужный вид можно поделиться с коллегой. Над списком выделены те, за кого отвечаете именно вы.

Ночные отклики уже обработаны: ассистент задал вопросы по вакансии, и люди либо ответили, либо пока молчат.

Первая половина дня: разговоры без рекрутера

Типичный разговор выглядит так:

В карточке кандидата ответы появляются в анкете. Есть и оценка «Подходит», «Возможно» или «Не подходит»: это подсказка по критериям вакансии, которую рекрутер может изменить и оставить свой комментарий. Видны обе оценки, ИИ и человека. Если ответы пришли из таблицы лидов, а не из разговора, рядом стоит пометка «из таблицы».

Собеседование: 12:00

В календаре записей собеседования видны в четырёх видах: список, день, неделя, месяц. У записи есть состояние: записан, ждём подтверждения, подтвердил. Нажав на запись, рекрутер открывает диалог, переносит собеседование или отменяет его. Кандидат узнаёт об изменении из сообщения, текст которого настроен заранее.

Когда собеседование прошло, появляется вопрос: пришёл ли кандидат. Отметка явки, заметка команды и решение занимают минуту. Заметки видит только команда, ни кандидат, ни ассистент их не видят.

Когда нужен человек: 15:30

Кандидат спрашивает о том, чего нет в справке вакансии: можно ли работать по индивидуальному графику. Ассистент не выдумывает, а говорит, что уточнит рекрутер. Над полем ответа появляется его вопрос с кнопками: ответить, добавить в FAQ вакансии, закрыть. Рекрутер отвечает, нажимает «Добавить в FAQ», и следующим кандидатам с таким вопросом ответит уже ассистент.

Чтобы забрать разговор, достаточно «Перехватить» или написать сообщение. После разговора диалог можно вернуть ассистенту: он прочитает, что написал рекрутер, и не будет повторяться. Подробно о границах передачи в статье когда ассистент передаёт разговор человеку.

Вечер: напоминания

Кандидаты, записанные на завтра, получают напоминание и могут подтвердить приход или ответить «не приду». По вашим правилам ассистент в таком случае освобождает время и предлагает другое или оставляет решение рекрутеру. На записях с неподтверждённым собеседованием стоит пометка «нужно действие», с неё удобно начать вечерний обзор.

С Instagram есть деталь: после сообщения кандидата открывается окно в 24 часа. Поэтому ассистент может попросить телефон или Telegram для напоминаний. Это описано в справке и настраивается.

Ночь и выходные

Новые отклики могут приходить в любое время. Ассистент либо отвечает, либо ждёт начала рабочего времени, либо отправляет одно сообщение со временем ответа, в зависимости от настроек. Первые сообщения новым людям из таблицы отправляются только в заданное время, чтобы никого не будить. В понедельник рекрутер видит списки по этапам и короткий итог диалогов по кнопке «Составить краткий итог».

Отчёты помогают видеть картину за период: воронка от новых людей до принятых, источники, скорость первого ответа, нагрузка на команду. О них есть отдельная статья про отчёты и аналитику.

День в таблице

Посмотрите, как выглядит тот же день у администратора и у менеджера по продажам.

Первый прототип мы собираем за несколько дней, внедрение занимает до 7 дней. Стоимость индивидуальная.

Часто задаваемые вопросы