Один день администратора с AI-ассистентом: от утренних записей до ночных сообщений

Это иллюстративный день, собранный из возможностей панели и демо-данных. Мы взяли частную стоматологию, потому что там записи, напоминания и срочные обращения встречаются каждый день. В вашем бизнесе часы и ответы будут другими, а порядок останется тем же. Общее распределение ролей между человеком и ассистентом мы уже описывали в статье AI-ассистент или администратор, здесь рассказываем о самом распорядке.

Утро: 08:40, до открытия

Администратор открывает панель на телефоне ещё по дороге. Главный экран показывает, что ждёт человека: сколько диалогов требуют ответа, сколько из них ждут дольше заданного времени, кто ждёт дольше всех. Ночные переписки уже лежат в списке, рядом с каждой видна полоса: бирюзовая означает, что диалог ведёт ассистент, янтарная означает, что его ведёт человек.

Администратор открывает вкладку с диалогами, которым нужно внимание. Под ней ряд причин с числами: ждут ответа, не доставлено, ассистент не смог, напоминания, вопросы без ответа. Он идёт по списку сверху вниз и минут за десять понимает, с кем говорить первым.

Первая половина дня: с 10:00 до 13:00

Клиника открылась, гости подходят к стойке. Параллельно в Instagram Direct и Telegram пишут новые пациенты. Так это может выглядеть:

Свободные слоты ассистент берёт из расписания специалистов, а не выдумывает. Администратор в это время не отрывает взгляд от гостя на месте. Если он хочет посмотреть, как прошёл разговор, он открывает диалог: переписка посередине, карточка клиента справа. Голосовые сообщения в переписке расшифровываются, к фото добавляется описание, так что читать можно быстро. Об этом подробнее в статье про голосовые и фото.

Когда нужен человек: 14:15

Приходит сообщение, на которое у ассистента нет ответа: клиентка спрашивает об индивидуальной скидке для семьи. Ассистент не угадывает, а передаёт разговор и пишет клиентке, что ответит сотрудник. В списке появляется диалог с красным значком причины, а счётчик показывает, сколько он уже ждёт.

Администратор нажимает «Перехватить» или просто пишет сообщение: ассистент в этом диалоге замолкает. Ответить можно и из своего Telegram, и из приложения Instagram на телефоне, система это увидит. Над полем ответа будет подсказка: «Клиент спрашивал... ассистент пообещал, что уточнит сотрудник». После ответа его можно добавить в частые вопросы, и следующему клиенту ответит уже ассистент. Все ситуации передачи описаны в статье о том, когда ассистент передаёт разговор человеку.

Вечер: с 18:00 до 21:00

Рабочий день заканчивается, и теперь работают напоминания. Клиенты, записанные на завтра, получают сообщение и могут подтвердить визит, перенести или отменить. Ответ видно в записях, а освободившееся время можно предложить следующему. Если клиент пишет «не приду», ассистент по настройке освобождает время и предлагает другое. Правила и тексты напоминаний настраиваются под ваш процесс, подробно в статье про напоминания и подтверждения визитов.

Перед уходом администратор просматривает то, что осталось: диалоги с пометкой «не доставлено» и запросы, которые он сам отложил через «Напомнить мне».

Ночь: 23:40

Кто-то пишет после полуночи. Что делать ассистенту, зависит от настроек часов работы: отвечать сразу, молчать до открытия или отправить одно сообщение вроде «ответим в 09:00». Для клиники мы обычно оставляем ответы включёнными, и пациент получает быструю реакцию:

Именно такие диалоги администратор утром находит в списке уже с уточнёнными деталями.

Выходные

С субботы на понедельник диалоги накапливаются, но не теряются. Ассистент ведёт обычные разговоры и записи, а всё, что требует человека, собирается в одном месте. Есть и отчёты: за выбранный период видны воронка, скорость ответов и то, сколько раз ассистент позвал человека. О цифрах подробнее в статье про отчёты и аналитику.

День в таблице

Похожие распорядки мы расписали и для других ролей: посмотрите, как это выглядит у рекрутера и у менеджера по продажам. Для клиник отдельно есть статья про AI-ассистента для стоматологии.

Первый прототип мы собираем за несколько дней, внедрение занимает до 7 дней. Стоимость индивидуальная.

Часто задаваемые вопросы