AI-асистент для компанії з кількома відділами або філіями

Компанія росте, і з'являються відділи: продажі окремо, підтримка окремо, сервіс окремо. Клієнтів обслуговують різні люди, у кожного свій графік і свої обов'язки. Перед керівником виникає питання: чи вміє AI-асистент працювати в такій структурі.

Нижче розбираємо, як це влаштовано. Говоримо про речі, які є в панелі: кілька спеціалістів з окремими розкладами, ролі й права, відповідальні, фільтри та звіти по команді. Якщо ваша структура складніша, її можна обговорити на аудиті, і ми запропонуємо схему під ваше завдання.

Кілька відділів, спеціалістів і розкладів

Асистент працює з людьми, до яких записують клієнтів: менеджерами, лікарями, майстрами, консультантами. У кожного з них є:

• Власний графік

  Робочі проміжки на кожен день тижня, перерви, вихідні й відпустки.

• Своє ім'я для клієнтів

  Так клієнт бачить, до кого саме його записали.

• Перемикач запису

  Вимкнули, і асистент більше не пропонує час із цією людиною, а вже зроблені записи лишаються.

• Власне посилання на зустріч

  Для онлайн-розмов замість загального.

• Свій часовий пояс графіка

  Якщо людина працює з іншої країни.

Коли в компанії кілька спеціалістів, клієнт може обрати конкретну людину або довірити вибір системі. Тоді вона призначає за правилом: найменш завантаженого, по черзі або завжди першого. Свята й закритий офіс задаються один раз для всієї компанії, і в ці дні нікому не пропонується час. Докладніше про логіку розкладу в статті про розклад спеціалістів і вільні слоти.

Ролі та права співробітників

Не всі в компанії мають бачити однакове. У панелі є дві ролі: адміністратор бачить і змінює все, а співробітник працює в межах прав.

Права задаються двома шарами. Спочатку це права за замовчуванням для всіх співробітників, потім особисті винятки для конкретної людини. Біля кожного права видно, звідки воно береться, а перед збереженням панель показує, що саме зміниться.

Це дає змогу побудувати поділ за відділами через права: наприклад, менеджер бачить лише клієнтів, за яких відповідає, а керівник відділу бачить увесь список. Власник компанії позначений окремо, і його обліковий запис захищений від змін з боку інших адміністраторів. Докладніше про ролі в статті про ролі та права співробітників у панелі.

Відповідальні й передача клієнтів

За кожною людиною в базі закріплений відповідальний співробітник. Його можна змінити в картці чи списку, а також призначити відразу багатьом клієнтам. Якщо клієнт має потрапити до іншого відділу, діалог передається колезі однією дією: колега стає відповідальним, отримує картку в Telegram-боті для співробітників і ваш коментар.

Для списку клієнтів є перемикач: усі, лише мої, ті, за кого ще ніхто не відповідає. Крім того, доступні фільтри за відповідальним, міткою, джерелом заявки, каналом і датою. Потрібний набір можна зберегти як власне представлення, наприклад «нові за моїм відділом». Про роботу зі списком більше в статті про картку клієнта й історію спілкування.

Що бачить керівник

У звітах є розділ по команді: скільки записів, зустрічей і відміток явки зробив кожен співробітник, як швидко відповідав і скільки клієнтів чекають на його відповідь. Є також джерела заявок і швидкість відповіді. Звіти можна відфільтрувати за співробітником і вивантажити в CSV (докладніше в статті про звіти й аналітику).

Повідомлення в Telegram теж розподіляються. Особисті картки отримує відповідальний співробітник, а проблеми й звіти надходять до чату адміністраторів.

Як ми запускаємо це для кількох відділів

1. Аудит. Розбираємо структуру: хто з клієнтами працює, хто за що відповідає, де зараз губляться заявки.
2. Налаштування. Додаємо співробітників, графіки, правила розподілу й права.
3. Прототип. Збираємо робочу версію за кілька днів, ви перевіряєте її на реальних розмовах.
4. Впровадження. Підключаємо канали, показуємо командам роботу з розмовами. Зазвичай це до 7 днів.
5. Підтримка. Додаємо нові сценарії, коли структура змінюється.

Перед запуском корисно пройти чек-лист керівника, а про щотижневий ритм керування командою читайте в статті про тижневу рутину власника.

Що можна підключити

• Зовнішні календарі

  Google чи Outlook для кожного співробітника.

• CRM

  Записи клієнтів і статуси у вашій системі.

• Окремі правила для окремих послуг

  Свій графік чи оплата.

• Додаткові канали

  Instagram Direct і Telegram основні, є WhatsApp та Discord.

Ви обираєте, що потрібно саме вам, і ми налаштовуємо під ваше завдання. Вартість індивідуальна.

Часті запитання