AI-ассистент для компании с несколькими отделами или филиалами

Компания растёт, и появляются отделы: продажи отдельно, поддержка отдельно, сервис отдельно. Клиентов обслуживают разные люди, у каждого свой график и свои обязанности. Перед руководителем встаёт вопрос: умеет ли AI-ассистент работать в такой структуре.

Ниже разбираем, как это устроено. Говорим о том, что есть в панели: несколько специалистов с отдельными расписаниями, роли и права, ответственные, фильтры и отчёты по команде. Если ваша структура сложнее, её можно обсудить на аудите, и мы предложим схему под вашу задачу.

Несколько отделов, специалистов и расписаний

Ассистент работает с людьми, к которым записывают клиентов: менеджерами, врачами, мастерами, консультантами. У каждого из них есть:

• Собственный график

  Рабочие промежутки на каждый день недели, перерывы, выходные и отпуска.

• Своё имя для клиентов

  Так клиент видит, к кому именно его записали.

• Переключатель записи

  Выключили, и ассистент больше не предлагает время с этим человеком, а уже сделанные записи остаются.

• Собственная ссылка на встречу

  Для онлайн-разговоров вместо общей.

• Свой часовой пояс графика

  Если человек работает из другой страны.

Когда в компании несколько специалистов, клиент может выбрать конкретного человека или доверить выбор системе. Тогда она назначает по правилу: наименее загруженного, по очереди или всегда первого. Праздники и закрытый офис задаются один раз для всей компании, и в эти дни никому не предлагается время. Подробнее о логике расписания в статье про расписание специалистов и свободные слоты.

Роли и права сотрудников

Не все в компании должны видеть одно и то же. В панели есть две роли: администратор видит и меняет всё, а сотрудник работает в пределах прав.

Права задаются двумя слоями. Сначала это права по умолчанию для всех сотрудников, затем личные исключения для конкретного человека. Рядом с каждым правом видно, откуда оно берётся, а перед сохранением панель показывает, что именно изменится.

Это позволяет построить разделение по отделам через права: например, менеджер видит только клиентов, за которых отвечает, а руководитель отдела видит весь список. Владелец компании отмечен отдельно, и его учётная запись защищена от изменений со стороны других администраторов. Подробнее о ролях в статье про роли и права сотрудников в панели.

Ответственные и передача клиентов

За каждым человеком в базе закреплён ответственный сотрудник. Его можно изменить в карточке или списке, а также назначить сразу многим клиентам. Если клиент должен попасть в другой отдел, диалог передаётся коллеге одним действием: коллега становится ответственным, получает карточку в Telegram-боте для сотрудников и ваш комментарий.

Для списка клиентов есть переключатель: все, только мои, те, за кого пока никто не отвечает. Кроме того, доступны фильтры по ответственному, метке, источнику заявки, каналу и дате. Нужный набор можно сохранить как собственное представление, например «новые по моему отделу». О работе со списком подробнее в статье про карточку клиента и историю общения.

Что видит руководитель

В отчётах есть раздел по команде: сколько записей, встреч и отметок о явке сделал каждый сотрудник, как быстро отвечал и сколько клиентов ждут его ответа. Есть также источники заявок и скорость ответа. Отчёты можно отфильтровать по сотруднику и выгрузить в CSV (подробнее в статье про отчёты и аналитику).

Сообщения в Telegram тоже распределяются. Личные карточки получает ответственный сотрудник, а проблемы и отчёты поступают в чат администраторов.

Как мы запускаем это для нескольких отделов

1. Аудит. Разбираем структуру: кто работает с клиентами, кто за что отвечает, где сейчас теряются заявки.
2. Настройка. Добавляем сотрудников, графики, правила распределения и права.
3. Прототип. Собираем рабочую версию за несколько дней, вы проверяете её на реальных разговорах.
4. Внедрение. Подключаем каналы, показываем командам работу с разговорами. Обычно это до 7 дней.
5. Поддержка. Добавляем новые сценарии, когда структура меняется.

Перед запуском полезно пройти чек-лист руководителя, а о недельном ритме управления командой читайте в статье про недельную рутину владельца.

Что можно подключить

• Внешние календари

  Google или Outlook для каждого сотрудника.

• CRM

  Записи клиентов и статусы в вашей системе.

• Отдельные правила для отдельных услуг

  Свой график или оплата.

• Дополнительные каналы

  Instagram Direct и Telegram основные, есть WhatsApp и Discord.

Вы выбираете, что нужно именно вам, и мы настраиваем под вашу задачу. Стоимость индивидуальная.

Часто задаваемые вопросы