Що узгодити перед запуском AI-асистента: ролі, доступи, дані, тексти, строки

Технічну частину запуску ми беремо на себе. Те, що залишається за компанією, це кілька домовленостей: хто що надає, хто що затверджує, хто отримує доступ. Коли вони зафіксовані до старту, перший прототип збирається за кілька днів, а впровадження займає до 7 днів. Нижче перелік того, що варто узгодити. Етапи запуску описані окремо в статті як проходить запуск AI-асистента, тут ми дивимось на запуск очима людей зі сторони компанії.

Люди: хто відповідає за що

Достатньо назвати чотири ролі. Одна людина може поєднувати кілька.

Дані: що саме потрібно від вас

Асистент відповідає з ваших матеріалів, тому для прототипу вистачає основного: опис компанії з адресою й годинами роботи, список послуг із цінами й тривалістю, розклад спеціалістів, відповіді на питання, які клієнти ставлять щодня. Ідеальна база не потрібна. Все, чого бракує, ви побачите в журналі питань без відповіді вже в роботі й додасте. Як це зібрати, розповідає стаття як підготувати дані для AI-асистента, а структуру можна взяти з шаблону технічного завдання.

Узгодьте також, у якому вигляді ви передаєте матеріали. Прайс можна завантажити таблицею (CSV або Excel), нові позиції лягають чернетками, і ви перевіряєте їх перед публікацією.

Тексти: тон, ім'я, правила

Тут потрібні ваші рішення, а не технічні знання. Узгодьте:

• ім'я асистента і звертання до клієнтів на «ви» чи на «ти»;
• довжину відповідей і те, чи доречні емодзі;
• одну-дві фрази про компанію для відповіді на «хто ви?»;
• ситуації, коли асистент передає розмову людині, і хто її бере (докладніше в статті коли асистент передає розмову людині).

Усе це редагується в панелі й після запуску. Зміни спершу потрапляють у чернетку, їх можна перевірити в тестовому діалозі, нічого не надсилаючи клієнтам, і лише потім опублікувати.

Доступи до каналів

Кожен канал підключається за участі власника акаунта. Заздалегідь визначте, хто це зробить.

• Instagram Direct

  Потрібен професійний акаунт (Бізнес або Автор). Якщо в акаунт заходить інша людина, система створює посилання: власник відкриває його, входить у свій Instagram і підтверджує доступ.

• Telegram

  Для бота створюється токен через @BotFather. Посилання на бота потім ставиться на сайті, в рекламі чи в профілі.

• WhatsApp

  Підключається номер WhatsApp Business. Знадобиться доступ до акаунта Meta для розробників.

• Discord

  Потрібні ID сервера й каналу та токен бота. Асистент відкриває гілку під запитанням і відповідає там.

Паролі від акаунтів нам передавати не потрібно: власник сам входить і підтверджує доступ. Про безпеку докладніше в статті AI-асистент і безпека даних.

Години роботи й режим відповідей

У вкладці «Години роботи» задається, коли асистент відповідає, а також коли можуть іти нагадування. За потреби є можливість поставити паузу: або лише на нові повідомлення, або на всю розсилку. Узгодьте до старту:

1. У які години відповідає асистент: цілодобово чи за графіком.
2. Хто з людей бере розмови в робочий час і хто у вихідні.
3. Що говорити клієнтові, коли відповідальної людини немає на місці.

Асистент відповідає цілодобово, тож розмови, які він передав людині, чекають її в панелі. Біля кожної видно, скільки вона чекає.

Панель: кого підключити і з якими ролями

Панель це робоче місце вашої команди. Доступ дається поіменно, і його варто продумати до запуску.

• Власник. У компанії він один: його обліковий запис змінює тільки він сам. Роль можна передати іншому адміністраторові.
• Адміністратор. Бачить і змінює все: діалоги, налаштування, людей і їхні права. Потрібен тому, хто керує налаштуваннями й доступами.
• Співробітник. Працює з розмовами в межах прав. Права за замовчуванням однакові для всіх, а для окремої людини додаються чи забираються. Можна вибрати, які діалоги вона бачить: усі, свої й нічиї або лише свої, і чи ховати номер телефону клієнта.

Людину додають за ім'ям і email. Вона отримує одноразове посилання для першого входу і сама задає пароль, тож пароль не знає ніхто інший. Кожному, хто веде розмови, можна прив'язати бота співробітників у Telegram: туди приходять картки про розмови, які потребують людини. Спільний чат адміністраторів отримує звіти й сповіщення про проблеми.

Окремо подумайте про вихід людини з компанії: діалоги передаються колезі, вхід закривається одним кроком. Як працюють ролі, описано в статті ролі й права співробітників у панелі.

Як іде запуск: що вас чекає

1. Домовленості. Фіксуємо людей, канали, години і правила.
2. Прототип за кілька днів. Збираємо асистента на одному процесі й на ваших даних. Ви пишете йому як клієнт.
3. Перевірка. Проходите тестові діалоги й правите формулювання: як перевірити асистента перед запуском.
4. Впровадження до 7 днів. Підключаємо канали, додаємо людей у панель, передаємо документацію й показуємо команді, як працювати.
5. Підтримка. Стежимо за роботою, доопрацьовуємо й додаємо сценарії. Ціна запуску індивідуальна.

Спробувати асистента можна в демо, а узгодити запуск для вашого бізнесу на безкоштовному аудиті: залиште заявку на головній сторінці.

Часті запитання