Что согласовать перед запуском AI-ассистента: роли, доступы, данные, тексты, сроки

Техническую часть запуска мы берём на себя. За компанией остаётся несколько договорённостей: кто что предоставляет, кто что утверждает, кто получает доступ. Когда они зафиксированы до старта, первый прототип собирается за несколько дней, а внедрение занимает до 7 дней. Ниже перечень того, что стоит согласовать. Этапы запуска описаны отдельно в статье как проходит запуск AI-ассистента, здесь мы смотрим на запуск глазами людей со стороны компании.

Люди: кто за что отвечает

Достаточно назвать четыре роли. Один человек может совмещать несколько.

Данные: что именно нужно от вас

Ассистент отвечает по вашим материалам, поэтому для прототипа хватает основного: описание компании с адресом и часами работы, список услуг с ценами и длительностью, расписание специалистов, ответы на вопросы, которые клиенты задают каждый день. Идеальная база не нужна. Всё, чего не хватает, вы увидите в журнале вопросов без ответа уже в работе и добавите. Как это собрать, рассказывает статья как подготовить данные для AI-ассистента, а структуру можно взять из шаблона технического задания.

Согласуйте также, в каком виде вы передаёте материалы. Прайс можно загрузить таблицей (CSV или Excel), новые позиции ложатся черновиками, и вы проверяете их перед публикацией.

Тексты: тон, имя, правила

Здесь нужны ваши решения, а не технические знания. Согласуйте:

• имя ассистента и обращение к клиентам на «вы» или на «ты»;
• длину ответов и то, уместны ли эмодзи;
• одну-две фразы о компании для ответа на «кто вы?»;
• ситуации, когда ассистент передаёт разговор человеку, и кто его берёт (подробнее в статье когда ассистент передаёт разговор человеку).

Всё это редактируется в панели и после запуска. Изменения сначала попадают в черновик, их можно проверить в тестовом диалоге, ничего не отправляя клиентам, и только потом опубликовать.

Доступы к каналам

Каждый канал подключается с участием владельца аккаунта. Заранее определите, кто это сделает.

• Instagram Direct

  Нужен профессиональный аккаунт (Бизнес или Автор). Если в аккаунт заходит другой человек, система создаёт ссылку: владелец открывает её, входит в свой Instagram и подтверждает доступ.

• Telegram

  Для бота создаётся токен через @BotFather. Ссылка на бота потом ставится на сайте, в рекламе или в профиле.

• WhatsApp

  Подключается номер WhatsApp Business. Понадобится доступ к аккаунту Meta для разработчиков.

• Discord

  Нужны ID сервера и канала и токен бота. Ассистент открывает ветку под вопросом и отвечает там.

Пароли от аккаунтов нам передавать не нужно: владелец сам входит и подтверждает доступ. О безопасности подробнее в статье AI-ассистент и безопасность данных.

Часы работы и режим ответов

Во вкладке «Часы работы» задаётся, когда ассистент отвечает, а также когда могут идти напоминания. При необходимости есть возможность поставить паузу: либо только на новые сообщения, либо на всю рассылку. Согласуйте до старта:

1. В какие часы отвечает ассистент: круглосуточно или по графику.
2. Кто из людей берёт разговоры в рабочее время и кто в выходные.
3. Что говорить клиенту, когда ответственного человека нет на месте.

Ассистент отвечает круглосуточно, поэтому разговоры, которые он передал человеку, ждут его в панели. Рядом с каждым видно, сколько он ждёт.

Панель: кого подключить и с какими ролями

Панель это рабочее место вашей команды. Доступ даётся поимённо, и его стоит продумать до запуска.

• Владелец. В компании он один: его учётную запись меняет только он сам. Роль можно передать другому администратору.
• Администратор. Видит и меняет всё: диалоги, настройки, людей и их права. Нужен тому, кто управляет настройками и доступами.
• Сотрудник. Работает с разговорами в пределах прав. Права по умолчанию одинаковы для всех, а для отдельного человека добавляются или убираются. Можно выбрать, какие диалоги он видит: все, свои и ничьи или только свои, и скрывать ли номер телефона клиента.

Человека добавляют по имени и email. Он получает одноразовую ссылку для первого входа и сам задаёт пароль, так что пароль не знает никто другой. Каждому, кто ведёт разговоры, можно привязать бота сотрудников в Telegram: туда приходят карточки о разговорах, которым нужен человек. Общий чат администраторов получает отчёты и уведомления о проблемах.

Отдельно подумайте об уходе человека из компании: диалоги передаются коллеге, вход закрывается одним шагом. Как работают роли, описано в статье роли и права сотрудников в панели.

Как идёт запуск: что вас ждёт

1. Договорённости. Фиксируем людей, каналы, часы и правила.
2. Прототип за несколько дней. Собираем ассистента на одном процессе и на ваших данных. Вы пишете ему как клиент.
3. Проверка. Проходите тестовые диалоги и правите формулировки: как проверить ассистента перед запуском.
4. Внедрение до 7 дней. Подключаем каналы, добавляем людей в панель, передаём документацию и показываем команде, как работать.
5. Поддержка. Следим за работой, дорабатываем и добавляем сценарии. Цена запуска индивидуальная.

Попробовать ассистента можно в демо, а согласовать запуск для вашего бизнеса на бесплатном аудите: оставьте заявку на главной странице.

Часто задаваемые вопросы