Шаблон технічного завдання для AI-асистента: що вписати, щоб запуск пройшов гладко

Коли власник бізнесу готується замовити AI-асистента, він часто шукає «ТЗ на чат-бота шаблон» і знаходить зразки на кілька десятків сторінок для розробників. Для запуску асистента такий обсяг не потрібен. Потрібна одна структурована форма, яку заповнює той, хто знає бізнес: власник чи керівник. Нижче ця форма: десять розділів, до кожного пояснення, навіщо він і куди потрапляє відповідь.

Ця стаття про структуру документа. Про те, як зібрати самі матеріали (прайс, поширені запитання), ми писали окремо: як підготувати дані для AI-асистента. ТЗ і дані працюють у парі: ТЗ каже, що саме має робити асистент, а дані наповнюють його знаннями.

Як користуватися шаблоном

Скопіюйте розділи нижче в документ і впишіть відповіді своїми словами. Лишайте порожнім те, чого ще не знаєте, адже порожнє поле не помилка. Асистент не домислює відсутнє: на питання без відповіді він чесно каже, що уточнить, а питання потрапляє до журналу «без відповіді». Ви бачите, що саме клієнти питають, і додаєте відповідь.

Десять розділів ТЗ

1. Канали

Де клієнти пишуть вам зараз і де хочете їх приймати. Основні канали: Instagram Direct і Telegram. Для запуску достатньо одного, але чим більше шляхів, тим більше людей до вас дійде. Інші канали (наприклад, WhatsApp чи чат на сайті) є можливість підключити, налаштовуємо під ваше завдання.

Впишіть: назви акаунтів і каналів, хто зараз у них відповідає, чи пишуть вам під дописами в коментарях.

2. Послуги та ціни

Перелік послуг із назвою, ціною й тривалістю. У панелі ціна може бути точною, «від», діапазоном, «після уточнення» або безкоштовною. Для «від» корисно вказати, від чого залежить підсумок (довжина волосся, обсяг робіт, формат). Якщо ціна чи тривалість різняться, додаються варіанти: «Коротке волосся» і «Довге волосся» з власними цінами.

Впишіть: список, ціни, тривалість, групи послуг. Готовий прайс можна просто завантажити таблицею (CSV або Excel).

3. Спеціалісти й розклад

Хто обслуговує клієнтів, які послуги веде кожен, у які дні й години працює. Окремо: вихідні, відпустки, святкові дні компанії. У ці дні асистент не пропонує час для запису. Для кожної людини можна додати коротку довідку (2-3 речення), яку асистент переказує дослівно, нічого не додаючи від себе.

Впишіть: імена й ролі, графік на тиждень, перерви, винятки, довідки про людей.

4. Правила запису

Як працює запис, щоб асистент не пропонував неможливого. Це налаштовується числами й варіантами:

• крок часу початку (наприклад, кожні 30 хвилин);
• перерва між візитами;
• мінімум часу до візиту й на скільки днів уперед пропонувати час;
• чи може клієнт сам перенести або скасувати, і за скільки годин до візиту;
• коли й у який спосіб надсилати нагадування, за добу й за дві години.

Впишіть: ваші правила словами, цифри уточнимо разом.

5. Правила передачі людині

Коли асистент має зупинитися й покликати співробітника. У панелі це правила за схемою «якщо клієнт… то…»: попросив живу людину, висловив незадоволення, питання про лікування чи юридичні деталі. Також задається, що робити, якщо асистент не знає відповіді. Докладно: коли асистент передає розмову людині.

Впишіть: 5-10 ситуацій, де потрібна людина, і хто саме забирає розмову.

6. Тон і ім’я

Ім’я асистента, звертання («ви» чи «ти»), довжина відповідей (коротко, середньо, докладно), чи доречні емодзі, одна-дві фрази про компанію для відповіді на «хто ви?». Є поле для додаткових побажань, кожне з нового рядка.

Впишіть: приклади двох-трьох відповідей, які вам подобаються, і одну-дві фрази, які ніколи не варто писати клієнтам.

7. Мови

Основна мова, мова першого повідомлення і що робити, якщо клієнт пише іншою: відповідати основною мовою чи передавати людині. Асистент відповідає мовою клієнта, якщо вона є в налаштованому списку.

Впишіть: які мови зустрічаються у ваших клієнтів.

8. Інтеграції

Звідки асистент бере й куди передає дані: календар, CRM, таблиця із заявками. Є можливість підключити Google-таблицю як джерело заявок, імпорт клієнтів із CRM (зокрема KeyCRM) та інші системи, налаштовуємо під ваше завдання. Огляд: CRM та інтеграції.

Впишіть: якими системами користуєтесь і які дані з них мають потрапити до асистента.

9. Звіти

Що ви хочете бачити й як часто. Панель показує воронку (від першого повідомлення до візиту), джерела звернень, швидкість відповіді та блок «Асистент» із питаннями без відповіді. Короткі зведення можна отримувати в Telegram. Детальніше: звіти й аналітика.

Впишіть: які питання про процес вам важливо закрити цифрами.

10. Хто відповідає

Назвіть людей і їхні ролі: хто власник, хто адміністратор панелі, хто співробітник, який бере розмови на себе. Права розмежовані ролями, а конкретні можливості (бачити телефон клієнта, змінювати налаштування) видаються окремо кожній людині.

Впишіть: ім’я контактної особи для питань під час запуску і людей, які працюватимуть у панелі.

Підсумкова таблиця

Що далі

1. Заповніть форму так, як вийде за годину. Порожні місця залиште.
2. Приходьте на безкоштовний аудит: 30-40 хвилин розмови, на якій ми пройдемо по розділах і допоможемо дописати відсутнє.
3. Перший прототип збираємо за кілька днів, ви перевіряєте відповіді на своїх даних.
4. Впровадження зазвичай до 7 днів. Вартість індивідуальна, її озвучуємо після аудиту (від чого вона залежить).

Після запуску ТЗ не застигає: ціни, розклад і правила змінюються в панелі, а нові відповіді додаються прямо з діалогів. Спробувати асистента можна в демо.

Часті запитання