Расписание специалистов и свободные слоты: как ассистент записывает клиентов без накладок

Онлайн-запись клиентов ломается не на красивом интерфейсе, а на мелочах: мастер на перерыве, маникюр с покрытием длится два часа, а не один, по вторникам этот специалист не работает. Если отвечает человек, он держит всё это в голове. Если отвечает AI-ассистент, нужны чёткие правила. Расскажем, как они устроены в Budenno и почему расписание мастеров можно вести автоматически, не опасаясь накладок.

Кто считает свободное время

Свободные слоты считает система по вашим данным. Ассистент не угадывает время из разговора: он предлагает клиенту то, что система показала как свободное, и записывает именно на этот слот. Эта же проверка действует, когда запись делает сотрудник из панели, поэтому панель и ассистент не расходятся между собой.

Свободное время складывается из нескольких составляющих:

• График специалиста

  Для каждого дня недели задаются рабочие промежутки. Перерыв делают двумя промежутками, например с 10:00 до 14:00 и с 15:00 до 19:00.

• Занятые часы

  Уже сделанные записи другим клиентам не предлагаются.

• Длительность услуги

  Слот должен целиком уместиться в часы работы мастера, а не только его начало.

• Шаг и перерыв

  Время начала предлагается с заданным шагом, например 09:00, 09:30, 10:00, а между визитами можно оставлять перерыв.

• Запас до начала

  Сколько времени должно пройти от выбора до визита, чтобы мастер успел подготовиться.

• Горизонт записи

  На сколько дней вперёд ассистент предлагает время.

Услуги с разной длительностью

Для записи на время у каждой услуги указывают длительность в минутах. В демо-салоне, который мы настроили для примера, маникюр без покрытия занимает около часа, а с гель-лаком около двух. Стрижка зависит от длины волос, поэтому в прайсе есть варианты: короткие, средние и длинные, у каждого своя цена и длительность. Слот подбирается под выбранный вариант, так что длинные волосы не поставят в промежуток на час.

Длительность и цена лежат в одном прайсе, и менять их можно в одном месте. Подробнее о том, как вести данные, читайте в статье о подготовке данных для ассистента.

Несколько специалистов

В салоне работают разные мастера, в клинике разные врачи. У каждого свой график. В демо-салоне, например, один мастер работает со вторника по воскресенье с 10:00 до 20:00, другой принимает в понедельник, среду, пятницу, субботу и воскресенье с перерывом между 14:00 и 15:00, а колорист не работает в среду и воскресенье. Ассистент учитывает это автоматически.

У клиента два варианта:

1. Выбрать мастера. Он называет имя, и ассистент показывает свободное время именно этого человека, если тот ведёт нужную услугу.
2. Не выбирать. Система сама назначает специалиста по правилу: наименее загруженного, по очереди или всегда первого.

В карточке специалиста есть переключатель «Принимает записи». Выключили, и ассистент больше не предлагает время с этим человеком, а уже сделанные записи остаются. Для каждого также можно указать краткую справку об опыте, и ассистент перескажет её дословно, ничего не добавляя от себя.

Выходные, отпуска и закрытые дни

В графике специалиста особые дни имеют приоритет над обычной неделей:

• выходной день;
• отпуск с такого-то дня по такой-то;
• другие часы в конкретный день.

Отдельно есть выходные дни компании: праздники, закрытый офис. В эти дни время никому не предлагается. Записи, которые уже стоят на такие дни, сами не отменяются, но рядом с днём есть ссылка «перенести», чтобы быстро всё пересмотреть.

Переносы и отмены

Клиент пишет в чате, что не успевает. Что будет дальше, зависит от ваших правил: за сколько часов до визита можно менять запись и сколько раз.

• Правила позволяют. Ассистент предлагает другое свободное время и переносит запись. Сотрудник получает карточку «Перенесено», а в календаре появляется новое время.
• Правила не позволяют (слишком поздно или слишком много переносов). Ассистент передаёт разговор человеку, и диалог попадает к сотруднику.
• Отмена. Слот сразу освобождается для других клиентов.

Сотрудник в панели может записать или перенести клиента и на любое другое время, даже вне графика. Панель предупредит о выходном, текущих записях или лимите на день, а двух клиентов на одно время к одному мастеру система записать не даст, кроме групповых визитов. Чтобы клиент точно узнал об изменении, есть три варианта: отправить сообщение, отметить, что вы сообщили сами, или не уведомлять. Тогда запись попадёт в «Нужно действие», пока клиенту не скажут. О напоминаниях и подтверждениях читайте в статье о напоминаниях и подтверждении визитов.

Для каких ниш это работает

Запись по слотам воспроизведена в нишах, где визит привязан к человеку и времени: салон красоты, стоматология, барбершоп, автосервис. В стоматологии, например, осмотр занимает 40 минут, а график зависит от врача. Для отелей и похожих сфер, где бронируют даты, а не слоты, логика иная: ассистент собирает заявку, а наличие подтверждает сотрудник.

Что можно подключить

• Календари

  Есть возможность подключить внешний календарь.

• CRM

  Запись и клиенты могут синхронизироваться с вашей системой, настраиваем под вашу задачу.

• Групповые визиты

  Несколько клиентов на одно время.

• Отдельные правила для отдельных услуг

  Свой график, адрес или оплата для услуги.

• Дополнительные каналы

  Помимо Instagram Direct и Telegram.

Вы выбираете, что нужно именно вам, а мы настраиваем под вашу задачу.

Часто задаваемые вопросы