Один день адміністратора з AI-асистентом: від ранкових записів до нічних повідомлень

Це ілюстративний день, зібраний із можливостей панелі та демо-даних. Ми взяли приватну стоматологію, бо там записи, нагадування й термінові звернення зустрічаються щодня. У вашому бізнесі години й відповіді будуть іншими, а порядок лишається таким самим. Загальний розподіл ролей між людиною й асистентом ми вже описували в статті AI-асистент чи адміністратор, тут розповідаємо про сам розпорядок.

Ранок: 08:40, до відкриття

Адміністратор відкриває панель на телефоні ще в дорозі. Головний екран показує, що чекає на людину: скільки діалогів потребують відповіді, скільки з них чекають довше за заданий час, хто чекає найдовше. Нічні переписки вже лежать у списку, біля кожної видно смугу: бірюзова означає, що діалог веде асистент, бурштинова означає, що його веде людина.

Адміністратор відкриває вкладку з діалогами, які потребують уваги. Під нею ряд причин із числами: чекають відповіді, не доставлено, асистент не зміг, нагадування, питання без відповіді. Він іде по списку згори вниз і за хвилин десять розуміє, з ким говорити першим.

Перша половина дня: 10:00 до 13:00

Клініка відкрилась, гості приходять до стійки. Паралельно в Instagram Direct і Telegram пишуть нові пацієнти. Так це може виглядати:

Вільні слоти асистент бере з розкладу спеціалістів, а не вигадує. Адміністратор у цей час не відриває погляд від гостя на місці. Якщо він хоче подивитися, як пройшла розмова, відкриває діалог: листування посередині, картка клієнта праворуч. Голосові повідомлення в листуванні розшифровуються, до фото додається опис, тож читати можна швидко. Про це детальніше в статті про голосові й фото.

Коли потрібна людина: 14:15

Приходить повідомлення, на яке асистент не має відповіді: клієнтка питає про індивідуальну знижку для родини. Асистент не вгадує, а передає розмову й пише клієнтці, що відповість співробітник. У списку з'являється діалог із червоним значком причини, а лічильник показує, скільки він уже чекає.

Адміністратор натискає «Перехопити» або просто пише повідомлення: асистент у цьому діалозі замовкає. Відповісти можна й зі свого Telegram чи з додатка Instagram на телефоні, система це побачить. Над полем відповіді буде підказка: «Клієнт питав… асистент пообіцяв, що уточнить співробітник». Після відповіді її можна додати в поширені запитання, і наступному клієнтові відповість уже асистент. Усі ситуації передачі описані в статті про те, коли асистент передає розмову людині.

Вечір: 18:00 до 21:00

Робочий день закінчується, і тепер працюють нагадування. Клієнти, записані на завтра, отримують повідомлення й можуть підтвердити візит, перенести або скасувати. Відповідь видно в записах, а скасований час можна запропонувати наступному. Якщо клієнт пише «не прийду», асистент за налаштуванням звільняє час і пропонує інший. Правила й тексти нагадувань налаштовують під ваш процес, докладно в статті про нагадування й підтвердження візитів.

Перед виходом адміністратор переглядає те, що лишилося: діалоги з позначкою «не доставлено» і запити, які він сам відкладав через «Нагадати мені».

Ніч: 23:40

Хтось пише після полуночі. Що робити асистентові, залежить від налаштувань годин роботи: відповідати одразу, мовчати до відкриття або надіслати одне повідомлення на кшталт «відповімо о 09:00». Для клініки ми зазвичай залишаємо відповіді увімкненими, і пацієнт отримує швидку реакцію:

Саме такі діалоги адміністратор зранку знаходить у списку вже з уточненими деталями.

Вихідні

Із суботи на понеділок діалоги накопичуються, але не губляться. Асистент веде звичайні розмови й записи, а все, що вимагає людини, збирається в одному місці. Є й звіти: за вибраний період видно воронку, швидкість відповідей і те, скільки разів асистент покликав людину. Про цифри докладніше в статті про звіти й аналітику.

День у таблиці

Схожі розпорядки ми розписали і для інших ролей: подивіться, як це виглядає у рекрутера і у менеджера з продажу. Для клінік окремо є стаття про AI-асистента для стоматології.

Перший прототип ми збираємо за кілька днів, впровадження займає до 7 днів. Вартість індивідуальна.

Часті запитання